ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
1. Introducción
El alineamiento de los objetivos de la organización con el proceso de abastecimiento estratégico permiten a las empresas alcanzar el éxito.
Abastecimiento estratégico implica considerar a todo el mercado y los distintos proveedores actuales y potenciales.
Y lo más importante, significa que las decisiones del profesional de abastecimiento sean coherentes con los objetivos de la organización, y para esto se requiere:
- Cuidadosa evaluación de la situación actual del suministro
- Comprender los objetivos de la organización
- Crear relaciones estratégicas con los proveedores que puedan ayudar a alcanzar los objetivos organizacionales
- Evaluar que está sucediendo actualmente en los mercados en términos de gasto, oferta y oportunidades
- Hacer selecciones de proveedores
- Ejercer una gestión y evaluación de programas de abastecimiento con los proveedores
2. Áreas de Estudio
- La Globalización – Internacionalización
- La compresión del Tiempo
- Aumento de Expectativas: el desafío de la calidad
- Abastecimiento como proceso integrado
- Abastecimiento en un entorno integrado
- Tecnología de la Información
- El arte y ciencia de la Negociación
- El rol de Compras en una organización que aprende
3. Definiciones
Hay varias definiciones de abastecimiento estratégico, algunas ponen foco en las relaciones entre compradores y proveedores, otras colocan el foco en el concepto de toma de decisiones de negocio de compras en el largo plazo.
Ambos enfoques son correctos y válidos.
Veamos algunas definiciones:
– Abastecimiento Estratégico: es una manera sistemática, organizada y colaborativa de identificar proveedores competitivos para alcanzar con ellos acuerdos de largo plazo, con la finalidad de asegurar el suministro de los bienes y servicios que la empresa necesita.
El ISM lo define como un proceso dirigido a identificar las metas y necesidades consistentes de:
- Evaluar el actual y potencial oportunidades de abastecimiento y de relacionamiento con proveedores
- Calcular el valor y relevancia de acuerdo a las metas de largo plazo y los objetivos de negocio de del gerenciamiento del abastecimiento en su conjunto .
- Formular y aplicar planes de acción y procesos para los comodities críticos o para las redes de abastecimiento
Últimamente, abastecimiento estratégico es saber que tipo de relacionamiento hay que desarrollar con el proveedor, basándose en el conocimiento del mercado, los comodities y los objetivos de negocio de largo plazo.
La clave de la filosofía del abastecimiento estratégico es la idea que cada potencial ingreso, debería ser analizado usando datos estratégicos como por ejemplo el análisis de datos financieros y de mercado; disponiendo del proceso de abastecimiento mas adecuado y debiendo ser elegidos y ejecutados los objetivos en conjunto.
4. Niveles de comprensión
- El abastecimiento estratégico también varía de acuerdo a la comprensión que haga de él la organización y sus empleados.
- Los niveles de madurez se pueden clasificar en 3 categorías:
- La inocencia
- La comprensión
- La plena madurez
En la tabla siguiente se expone las descripciones de los 3 niveles de madurez y su relación con diversas funciones estratégicas del proceso de abastecimiento.
Con la escala mencionada se puede evaluar el nivel de madurez de la organización y el personal y sugiere lo que cada etapa representa.
Si bien no resulta fácil saber que pasos dar para llegar hasta la plena madurez, la progresión es vital para lograr el éxito.
Una Hoja de Ruta para llegar al siguiente nivel de madurez puede constituir en:
- Evaluar el estado actual
- Identificar las áreas de mejora
- Desarrollar las habilidades y herramientas necesarias para lograr el siguiente nivel
- Reconocer y superar las barreras internas
Por lo tanto, el nivel actual de la estrategia debe ser evaluado constantemente así como los resultados de las acciones llevadas a cabo.
5. Evaluación y Comprensión
Vital para la ejecución de una estrategia de abastecimiento es una clara comprensión de los procesos actuales de abastecimiento.
Incluso antes, debe existir una clara interpretación de la estrategia de la organización, de sus objetivos, ya sea que estos estén relacionados con la innovación tecnológica, la cuota de mercado, beneficios, calidad, etc.
Esta comprensión y alineación es un medio para crear un modelo de negocio.
Sin embargo para el éxito del proceso de abastecimiento estratégico, un requisito clave es el apoyo del personal de dirección superior.
6. Aspectos Claves
EVALUANDO Y ENTENDIENDO:
Es vital para ejecutar una robusta estrategia de abastecimiento, tener un claro entendimiento del proceso de abastecimiento.
Pero incluso antes que esto, los profesionales de compras deben tener un claro entendimiento de las estrategias y metas de la organización en su conjunto, y como ellas están relacionadas con la innovación, la participación de mercado, los beneficios y la calidad.
Si las acciones de los profesionales de compras son percibidas alineadas con las metas de la organización, entonces será fácil alcanzar el apoyo por parte de toda la organización y entonces el proceso será exitoso.
GANADO APOYO DE LA ALTA DIRECCIÓN:
Que mejor manera de ganarse el apoyo, que mostrar a la alta dirección, que están usando el lenguaje de las metas de la organización, y como los profesionales de compras contribuyen a la realización de los objetivos organizacionales.
El modelo TCO es un ejemplo de herramienta de análisis que puede ser usada para dar soporte al proceso de abastecimiento estratégico.
Otra forma de ganarse el apoyo de la alta dirección es explicando como recurrir estratégicamente a fuentes de abastecimiento de servicios de valor agregado.
CONOCER LAS NECESIDADES DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO:
El proceso debe contribuir a alcanzar las metas organizacionales, pero qué otras necesidades existen?
Para dar respuesta, el análisis a realizar puede incluir el estudio de empresas “earth – friendly” para ser seleccionadas como proveedores de la organización o por ejemplo yendo a necesidades mas específicas, podríamos mencionar la búsqueda de un proveedor que tenga capacidades JIT.
FORMAR UN EQUIPO INTERFUNCIONAL:
La formación de equipos interfuncionales son una iniciativa para el abastecimiento estratégico. Jon Riker describe cuales deben ser los grupos y funciones a ser incluidos en un proceso de abastecimiento estratégico.
Para organizaciones manufactureras estructuradas, la información proporciona una base para quienes comienzan a pensar acerca de cuales stakeholders debe ser incluidos en el proceso:
Abastecimiento: provee investigación del mercado del proveedor, entrevistas entre expertos y proveedores, datos y valoración del desempeño del proveedor.
Manufactura / Materiales: provee el conocimiento de los procesos tecnológicos, la calidad, el análisis de inventarios, los cronogramas de operación
Ingeniería: provee la definición de los requerimientos de los productos, la tecnología de productos y procesos, testeo y requerimientos de ingeniería, el análisis de producto
Finanzas: provee modelo de costos, el análisis de los inductores de costos, el análisis financiero del proveedor
7. Barreras
Una barrera común de los profesionales de compras, es la falta de tiempo para dedicarse a desarrollar una estrategia de abastecimiento. En la práctica es difícil actuar estratégicamente cuando hay presiones para moverse o hacer algo rápido y el tiempo es un factor significativo para los profesionales de compras
Otras barreras encontradas son:
- Un proceso de abastecimiento estratégico no pude ser totalmente optimizado sin la contribución de otros stakeholders de la organización. El apoyo de la alta dirección es clave para obtener de toda la organización los mejores recursos para trabajar en un equipo interfuncional.
- Entendimiento de las metas: Además, junto con el apoyo de la alta dirección, un profesional de compras necesita entender claramente las metas y objetivos estratégicos de la organización.
- Explicar los objetivos: Si los objetivos de la organización son estimular la tendencia de los ratios para la comunidad de inversores en un esfuerzo por maximizar el valor de los accionistas, los profesionales de compras necesitan saberlo para estar dispuestos a contribuir en alcanzar dichos objetivos. En caso que dichos objetivos o metas no estén claros o bien definidos, se le debe requerir a la alta dirección que explique los objetivos de la organización.
- Este proceso de explicar los objetivos por parte de la alta dirección, hará exitoso el proceso de abastecimiento sobre todo si la alta dirección es capaz de ver el potencial impacto que la gestión de los profesionales de compras puede tener sobre los objetivos de la organización.
- Una barrera final reside en la estructura de la organización. Esto tiene relación con como la organización percibe el abastecimiento estratégico, como ve al área de compras, que rol le adjudica. Por lo tanto para que un profesional de compras pueda abastecer estratégicamente debe conocer los objetivos, los gastos de la organización e incluso las necesidades de los usuarios finales, incluidos los clientes.
Cómo vencer las Barreras
Pasar de un manejo de compras transaccional a uno orientado a procesos.
Considerar que cada compra no es una transacción sino una oportunidad estratégica.
A partir de un proceso de abastecimiento estratégico podemos definir el tipo de relación a concretar con el proveedor.
El abastecimiento estratégico comienza con buscar oportunidades para ser mas eficiente y estar alineado con los objetivos de la organización.
Hay varias características personales que contribuyen a construir el pensamiento estratégico:
Energía
Pensamiento analítico sólido
Comunicación y persuasión
Un alto potencial individual
Saber juzgar a las persona y a las cuestiones de negocios
Adicionalmente se requiere: conocimiento y entendimiento de los procesos de abastecimiento, resolver problemas, habilidades de negocio, etc.
8. Conjunto de habilidades necesarias para el abastecimiento estratégico
Conclusiones
El profesional de compras estratégico anticipa el futuro
Los esfuerzos principales estarán enfocados a técnicas de benchmarking
Nuevas metas serán definidas para que los profesionales de compras las lleven a cabo
La organización que visualice el futuro del abastecimiento estratégico, asegurará que la correcta estructura organizacional permita a los profesionales de compras contribuir a obtener los mejores beneficios y un rol efectivo en el proceso de abastecimiento.
