Es una metodología de trabajo para comprender todos los costos asociados para realizar negocios con un determinado proveedor de un bien o servicio.
El TCO no solo toma en cuenta el precio de compra inicial, sino también todos los costos asociados durante su vida útil, incluyendo costos de implementación, operación, mantenimiento y eventual desmantelamiento o desecho.
La metodología del Total Cost of Ownership (TCO) es un enfoque amplio utilizado para determinar el costo real de poseer un producto o servicio a lo largo de su ciclo de vida.
Cómo implementar la metodología TCO paso a paso:
1. Definición de los objetivos
- Objetivo del análisis: Definir claramente qué esperas lograr con el análisis del TCO.
- Alcance del análisis: Determina qué componentes, sistemas o servicios estarán incluidos en el análisis.
2. Identificación de costos
- Costos iniciales: Incluye el precio de compra, costos de adquisición, instalación, configuración inicial y capacitación necesaria.
- Costos operativos: Considera los costos de energía, consumibles, mano de obra directa y otros costos recurrentes.
- Costos de mantenimiento y soporte: Esto incluye costos regulares de mantenimiento, reparaciones, actualizaciones y soporte técnico.
- Costos de cambio o actualización: Costos asociados con la actualización o reemplazo de equipos o sistemas.
- Costos de desmantelamiento y desecho: Estima los costos al final de la vida útil del producto o servicio, incluyendo reciclaje y disposición segura.
3. Cuantificación de costos
- Estimación de costos: Utilizar datos históricos, cotizaciones de proveedores, estimaciones de expertos y otros métodos para cuantificar cada tipo de costo.
- Modelización de costos: Aplicar modelos financieros para distribuir los costos a lo largo del tiempo, teniendo en cuenta la depreciación, la inflación y otros factores económicos.
4. Análisis de costos
- Totalizar costos: Sumar todos los costos identificados para obtener el TCO total.
- Análisis de sensibilidad: Examinar cómo los cambios en los factores de costo afectan el TCO, identificando áreas donde se puede optimizar o reducir costos.
5. Comparación de opciones
- Comparar alternativas: Si se están considerando múltiples opciones, realiza un análisis comparativo del TCO para cada una.
- Criterios de decisión: Evalúa no solo en términos de costos, sino también considerando rendimiento, calidad, riesgo y otros factores relevantes.
6. Informe y recomendaciones
- Documentación detallada: Elaborar un informe que detalle los costos encontrados, la metodología usada y las implicaciones de los resultados.
- Recomendaciones: Basado en el análisis, proporcionar recomendaciones claras y justificadas sobre la mejor opción teniendo en cuenta el TCO.
7. Implementación y seguimiento
- Implementación de decisiones: Actuar conforme a las recomendaciones del análisis de TCO.
- Monitoreo y revisión: Continuar monitoreando los costos y revisar el análisis TCO periódicamente para asegurar que los supuestos y resultados siguen siendo válidos.
Los tres componentes del costo total:
a) Adquisición.
- Costos Iniciales y de corto plazo asociados a la compra de materiales, productos o servicios.
- Precio de Compra
- Niveles de Calidad exigidos
- Impuestos
- Costos de Financiación.
- Todo otro costo necesario para la cuesta en funcionamiento
- Materiales directos e indirectos
- Fletes
- Preparación del sitio
- Capacitación inicial
- Instalación y prueba
b) Posesión
– Costos Financieros:
- Impacto de la tasa sobre el monto de compra respecto de los plazos de pago otorgados
- Impacto financiero por obtener préstamos en el mercado para financiar compras de contado
Impuestos:
– Directos:
- Derechos Aduaneros
- Gastos Administrativos de procesamiento y ejecución
– Indirectos:
- Impuesto sobre los combustibles
- Peajes
- Impuesto a las ganancias
- Otros gravámenesAranceles e impuestos entre países de un bloque, etc
c) Post-Posesión:
– Costos luego de la compra inicial, asociados al uso, instalación, capacitación y mantenimiento, entre otros.
– Son cuantitativos y cualitativos:
- Cuantitativos: están relacionados con el consumo de energía; periódicas paradas de máquina; mantenimiento preventivo; reparaciones y financiamiento.
- Cualitativos: rapidez de uso, facilidad de entrenamiento, etc.
– Valor de Recupero / Valor Residual
– Costos Ambientales:
- para la Disposición final de los desperdicios
- por reemplazos no previstos o anticipados por productos más seguros para el medio ambiente
– Costos de garantías de corresponder
– Costos por responsabilidad sobre productos y servicios
– Impacto ambiental en el mediano y largo plazo.
– Garantías y responsabilidades sobre el producto.
– Impacto negativo por eventual insatisfacción del cliente con el producto o servicio adquirido.
Conceptos y aclaraciones
El enfoque TCO, se posiciona en un momento vinculado con el bien durable; en la mayoría de los casos en el de la evaluación de la inversión del mismo, teniendo en cuenta las variables que nos permitirían calcular el costo total colectivo y asociarlo con la adquisición y el funcionamiento operativo de estos recursos, proyectándolo, con esta finalidad, a los distintos momentos de la vida útil del bien.
Se plantearon las siguientes variables parametrizables a tener en cuenta para lograr su cálculo:
- El costo de adquisición (A) : el vinculado con la incorporación del bien al patrimonio de la empresa
- El costo de funcionamiento (F) : los vinculados con la instalación de un equipo, la prueba, la capacitación de los recursos humanos y el costo de energía para operarlo. A mayor complicación técnica, se incrementarán los costos de funcionamiento.
- El costo de mantenimiento (M) : incluye el costo de reparaciones regulares, como ser, limpieza, inspección, lubricación y otros ajustes que aseguren el buen funcionamiento del equipo.
- El costo de la inactividad (I) : implica el análisis de costos laborales de recursos humanos cuyo trabajo se retrasa por la inactividad, los costos de los supervisores que abordan la resolución del problema, y la pérdida de producción y de ventas estimada por dicha inactividad.
- El costo de oportunidad (O) : por la elección de un equipo sobre otro, sus diferentes potencialidades e impactos medioambientales, si eventualmente existieran.
- El valor residual (R) : es d
¿Qué elementos se pueden considerar esenciales para crear una modelización de información del tipo TCO?
Independientemente del uso que se le va a dar a los datos que surjan de la aplicación de esta técnica, existen algunos aspectos clave que se podrían considerar esenciales a la hora de su desarrollo:
- Identificar claramente la actividad para la que se requiere un TCO. Esto puede cambiar el horizonte temporal del desarrollo de la técnica. En un análisis TCO referida a una TI, se realizan análisis anuales. En un TCO relacionado con un bien durable, por ejemplo: un vehículo para transporte de carga terrestre, la técnica brinda información útil para el desarrollo de la inversión inicial y luego se monitorean las variables trazadas año a año, hasta su reemplazo y puesta fuera de operación.
- Desarrollar una lista de variables de costos que permita aplicar la técnica TCO. También será importante lo desarrollado en el punto anterior ya que los elementos de costos a relevar serán diferentes según el tipo de bien y el uso que le demos a la información que se pretende obtener.
- Será necesario revisar continuamente las variables de costos para asegurar una vista actualizada del TCO. Al mismo tiempo asegurarse que los elementos de costo críticos se hayan incluido y no existan superposiciones entre ellos. Teniendo en cuenta esta información de base podríamos plantear el caso del TCO aplicado a las operaciones de flota de una empresa de servicio de transporte de cargas terrestre.
El TCO es una técnica de gestión de costos que ha sido diseñada para ayudar a la identificación y determinación de los costos directos e indirectos, así como los beneficios relacionados con un bien durable o sistema. Entonces deberían ser considerados variables tales como:
- Depreciación
- Seguro
- Patente y tasas
- Financiación
- Impuestos
- Mantenimiento
- Combustible
Estas variables podrían considerarse de fácil acceso por parte de los analistas. Sin embargo, a la hora de poner en práctica estas técnicas las empresas se encuentran con dificultades a la hora de lograr precisión en los datos, con información dispersa en diversas áreas y con adolescencia de métodos para el procesamiento y consolidación de la misma.
Hoy, existen otras variables relevantes vinculadas y de necesaria consideración que muy pocas empresas han detectado: por ejemplo el costo por la inmovilización del vehículo, tiempos desaprovechados relacionados a un proceso extenso de mantenimiento, o de un siniestro de daños parciales, o el impacto de las conductas de los conductores en términos del análisis TCO.
Existen varios modelos para calcular el coste total de la propiedad, dependiendo del producto o servicio en cuestión (soluciones informáticas, flotas de vehículos, etc.)
No existe una solución global para determinar el TCO en todos los departamentos de compras.
Para obtener soluciones realmente pertinentes, es mucho mejor tener en cuenta las particularidades de cada sector de actividad», explicó Didier Sallé, presidente del Consejo Nacional de Compras (CNA) de la región de Île-de-France, durante un evento de compra (Jeudis de l’Expertise Achats).
El valor de cada componente del TCO en la Gestión de la Cadena de Suministro variarán significativamente según el tema, dependiendo de las características específicas, algunas de las cuales incluyen::
- Valor del ítem
- Cantidad mínima de pedido
- Contenido del material
- Características físicas
- Método de entrega / tiempo de entrega / flete y logística
- Fuente de suministro
- Volatilidad de la demanda
- Ciclo de vida del producto / obsolescencia
- Costos de procesamiento de pedidos
- Solicitud
- Gastos de gestión del programa
- Costos de oportunidad
- El valor del artículo, los requisitos mínimos de pedido, el contenido del material, las características físicas, el método de entrega y el tiempo de entrega, la fuente de suministro, la volatilidad de la demanda y el ciclo de vida del producto influyen en la gestión y en las decisiones de almacenamiento en una cadena de suministro adecuadamente gestionada. La comprensión de estos componentes y su impacto respectivo en los requisitos de inversión y el riesgo de inversión son fundamentales para entender el TCO. Estos componentes afectan los costes de proceso y mantenimiento del inventario, como la mano de obra de almacén, la ocupación y los cestos de financieros. Por ejemplo, los artículos de alto valor son los que tienen los costes de manipulación más altos, mientras que los artículos más pequeños y ligeros (características físicas) pueden requerir poca o ninguna facilidad adicional o mano de obra para manipulación.
- Estos componentes también pueden impactar el riesgo de inversión, un componente a menudo subestimado del TCO. El tiempo de entrega, la volatilidad de la demanda y el ciclo de vida del producto afectan el riesgo de inversión en forma de inventario inactivo o obsoleto. Inventario inactivo es el inventario sin actividad durante largos períodos de tiempo y inventario obsoleto es el inventario que ha llegado al final de su ciclo de vida del producto. Los análisis detallados son esenciales para optimizar el inventario teniendo en cuenta estos componentes.
- Costes de gestión de pedidos puede parecer un componente obvio del TCO, pero su impacto en el TCO puede variar significativamente en función de los componentes antes mencionados y aún más significativamente de una Organización o Industria a otra. Por ejemplo, un fabricante de equipos no puede tener los mismos sistemas y eficiencias en sus metodologías de gestión de pedidos como una empresa de ensamblado de componentes electrónicos con sistemas diseñados para manejar un mayor número de referencias y transacciones de compra. Los sistemas de gestión de la cadena de suministro impulsan las metodologías de proceso de pedidos enfocadas a una comunicación rápida y eficiente con los proveedores, optimizando los costes de proceso de pedidos.
- Los costes de inventario gestionados por el Área Comercial es la variable más grande en la comprensión del coste total de propiedad y en la gestión de la cadena de suministro, una vez que se cumplen las características del producto.
- Desarrollar programas adaptados que se ajusten a las necesidades y expectativas de los clientes requiere atención a los detalles, al igual que la valorar el coste de esos servicios. Algunos clientes pueden enfrentarse a problemas de capacidad por su limitación de espacio disponible, el outsourcing logístico da solución a esta necesidad. Otros pueden disponer de un exceso de capacidad y desear mayores volúmenes de inventario para disminuir los costes de reposición. Los expertos de la cadena de suministro analizan sus procesos y desarrollan un programa para optimizar el coste total de propiedad en esta situación, incluyendo los servicios en las instalaciones del cliente.
- El cálculo del coste total de propiedad (TCO) ha existido durante décadas en su forma más simple. Para las empresas que gestionan de manera eficaz su Cadena de Suministro, la ecuación se ha ampliado junto con la integración de esta Cadena en los procesos de los clientes.
