Actividades con Buenas Prácticas

Marco de aplicación de las Buenas Prácticas

En la nota anterior se describió la lista de elementos que intervienen en la actividad de un proceso, y habíamos comenzado con las Reglas de Negocios. En esta nota, veremos los conceptos asociados con las Buenas Prácticas, alcances y su aplicación en los procesos en general.

Conceptos de Buenas Prácticas

Las buenas prácticas sirven como marco general de referencia para una variedad de procesos y que pueden ser aplicadas extensamente, cruzando múltiples tipos de industrias. En el mundo de los negocios el término se utiliza en conexión con todo lo imaginable, desde proyectos para la gestión de las funciones de auditoría, para explicar la mejor o más eficiente forma de completar una tarea del negocio. Al igual que las Reglas de Negocios, es insoslayable la incorporación de las Buenas Prácticas en el modelado de procesos

De acuerdo a la definición obtenida de Investopedia y sitios de referencia, las buenas prácticas son un conjunto de guías, éticas, o ideas que representan el más eficiente o prudente curso de acción. A menudo es un conjunto forzado por una autoridad, tales como un cuerpo de gobierno o de gestión, dependiendo de las circunstancias de aplicación. Mientras las buenas prácticas dictan un curso de acción recomendado, en algunas situaciones se requieren que sean seguidas obligatoriamente las prácticas de la industria particular.

Por ejemplo, en el proceso de producción, se deben entregar a los empleados una lista de las buenas prácticas relacionadas con su trabajo, remarcando la manera más eficiente de completar su tarea.

Con el avance de numerosos sistemas de control de calidad vino la necesidad de contar con una forma de aplicar parámetros de referencia (benchmarks) mensurables y nuevas formas de comunicación para implementar rápidamente nuevos estándares de excelencia en las organizaciones.  Estos nuevos estándares son logrados generalmente definiendo el problema, cuantificándolos, midiéndolos, testeándolos, y luego implementando las mejores prácticas como una medida de mejoramiento y una solución al problema planteado. Estas buenas prácticas en mejoras de procesos ayudan a los gerentes de control de calidad a compartir lo que otros han aprendido en la práctica diaria al ejercer sus funciones y dirigir equipos de trabajo utilizando un lenguaje común. Se puede obtener más detalle entrando aquí.

Desde otro ángulo, la tradicional Wikipedia, define las Buenas Prácticas como  un método o técnica que ha sido generalmente aceptada como superior a cualquier alternativa porque es una forma estándar de hacer las cosas, por ejemplo, utilizar la captura de códigos de barra para identificar todos los materiales que ingresan o salen de la planta.

Las Buenas Prácticas se utilizan para mantener la calidad como una alternativa a estándares regulatorios mandatorios y que pueden estar basados en auto evaluaciones o benchmarking. Se refuerzan combinándolas con estándares de gestión acreditados tales como ISO9000 e ISO14000.

Tener en cuenta que a veces una buena práctica no es aplicable o es inapropiada para las necesidades particulares de una organización. Se requiere de un talento estratégico y ciertas habilidades para balancear las cualidades únicas de una organización con las prácticas que han sido comunes en otras. De aquí que algunas organizaciones especializadas en el área de las buenas prácticas ofrecen plantillas pre-armadas para estandarizar la documentación de los procesos de negocios.

Las buenas prácticas operativas es un término de gestión estratégica, que se encuentran extendidas en distintas categorías de industrias como las buenas prácticas de manufactura, de agricultura, de laboratorio, de distribución, etc. En el área contable, están los principios de contabilidad generalmente aceptados (Generally Accepted Accounting Principles – GAPP), con esta forma, un gerente de inversiones puede aplicar las buenas prácticas cuando maneja el dinero de su cliente en inversiones con canastas diversificadas de productos.

Buenas Prácticas como parámetros de la industria

Las buenas prácticas pueden también ser usadas como parámetros para compartir y comparar la performance del negocio por fuera de la compañía. Esto es particularmente útil con grupos funcionales de diferentes organizaciones dentro de la misma industria. Algunas empresas son bien conocidas por ciertos procesos o ideas. Por ejemplo, una compañía gana un premio por ser la mejor de la clase en distribución. La operación era simple pero efectiva, consistía en que un empleado utilizaba un marcador rojo para para señalar una orden o despacho que podría tener problemas. Todas las ordenes marcadas, pasaban por un escrutinio mayor que las otras ordenes consideradas correctas, lo cual se tradujo en una reducción de errores porque había más gente que le ponía mayor atención a la orden.

Las compañías comparten las buenas prácticas todo el tiempo, pero aquellas que son consideradas secretos comerciales, puede asumirse que han sido registradas como modelo de utilidad. El INPI (Instituto Nacional de la Propiedad Industrial) http://www.inpi.gov.ar/index.php?Id=107 establece que “el modelo de utilidad se otorga únicamente a una disposición o forma nueva obtenida o introducida en herramientas, instrumentos de trabajo, utensilios, dispositivos u objetos conocidos que se presten a un trabajo práctico, en cuanto importen una mejor utilización en la función a que estén destinados”.

Buenas Prácticas de Manufactura

Las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) son una serie de prácticas y procedimientos que se encuentran incluidos en el Código Alimentos Argentino (CAA) desde el año 1997 -por lo que son obligatorias para los establecimientos que comercializan sus productos alimenticios en el país- y que son una herramienta clave para lograr la inocuidad de los alimentos que se manipulan en nuestro país.

Las BPM son procedimientos que se aplican en el procesamiento de alimentos y su utilidad radica en que nos permite diseñar adecuadamente la planta y las instalaciones, realizar en forma eficaz los procesos y operaciones de elaboración, almacenamiento, transporte y distribución de alimentos.

Las BPM son una herramienta básica para la obtención de productos seguros para el consumo humano que se centralizan en la higiene y forma de manipulación. Son fundamentales para la aplicación del Sistema HACCP (del inglés: Hazard Analysis and Critical Control Point) o cualquier otro Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad. Son además útiles para el diseño y funcionamiento de los establecimientos y ayudan a garantizar una producción de alimentos seguros, saludables e inocuos para el consumo humano.

Consideraciones sobre las Buenas Prácticas aplicadas en el modelo SCOR

SCOR establece algunos criterios y categorías para las buenas prácticas, comenzando por definir una práctica como la forma única de configurar un proceso o un conjunto de procesos. La unicidad puede estar relacionada a la automatización de los procesos, una tecnología aplicada, habilidades especiales aplicadas al proceso, una secuencia única para ejecutar el proceso, o un método único para distribuir y conectar procesos entre las organizaciones. Todas las prácticas tienen enlaces a uno o más procesos, a una o más métricas y donde se encuentre disponible, una o más habilidades.

Tipos de prácticas

El modelo SCOR identifica diferentes tipos de prácticas dentro de las organizaciones:

• Prácticas Estándar
• Buenas Prácticas
• Prácticas Emergentes
• Prácticas en Declinación

Pueden tener otros nombres, dependiendo de cada autor, pero en realidad lo que importa es comprender que existen diferentes prácticas con diferentes niveles de performance y por supuesto pueden variar de una industria a otra. Por eso para algunas industrias, las prácticas son emergentes, y para otras ya están perfectamente identificadas y establecidas, por lo tanto, hay que analizar previamente su aplicación, porque podría no obtenerse los mismos resultados de performance, con la consiguiente frustración y pérdida de credibilidad de los implementadores. Pero no por eso, debe perderse de vista la importancia de realizar una vigilancia constante de las prácticas vigentes y de observación de las novedades que surgen en la industria, todo nos puede llevar a aplicar nuevos métodos con resultados sorprendentes.

Prácticas Estándar

Estás prácticas son las típicas de un alto rango de compañías que vienen históricamente realizado sus negocios, por casualidad o por costumbre. Sin duda, con estas prácticas ya establecidas normalmente se realizan los trabajos, pero no van a proveer una ventaja competitiva o un ahorro de costos en comparación con las otras prácticas, exceptuando las prácticas en decadencia.

Buenas Prácticas

Con base en las definiciones mencionadas unos párrafos más arriba, podemos agregar que las buenas prácticas deben ser ‘vigentes o actuales’, ‘estructuradas’ y ‘repetibles’ y que hayan demostrado que tienen un impacto positivo en el rendimiento de la supply chain.

• Actual: no emergente, ni obsoletas.
• Estructurada: Establece un objetivo claro y un alcance dentro de un proceso o procedimiento.
• Repetible: Probada en múltiples organizaciones e industrias.
• Probada: Demostrada en un ambiente de trabajo, y vinculada a métricas claves para poder medir su performance.

Prácticas emergentes

Estas prácticas introducen nuevas tecnologías, conocimientos, o formas radicalmente diferentes de organizar los procesos. Las emergentes pueden producer un cambio en la performance al redefinir las condiciones del campo de operación dentro de la industria. Es cierto que podrían no ser adoptadas fácilmente, ya sea por los aspectos legales de tecnología propietaria, o necesidad de conocimientos especiales que pueden impedir una adopción más amplia. Las emergentes generalmente no han sido probadas en una variedad grande de ambientes e industrias, así que su aplicación puede llevar sus riesgos sino se analizan correcta y profundamente.

Prácticas Declinantes

Representan una forma de hacer negocios, las cuáles pueden ser extendidas, pero que han probado dar un resultado de la supply chain muy pobre, tal como surgen de las métricas claves.

A modo de ilustración general, mencionamos algunas Buenas Prácticas, aunque la lista es muy extensa:

• Conteo Cíclico de los Inventarios
• Cross-Docking
• Planeamiento de Operaciones y Ventas (S&OP: Sales and Operating Planning)
• Acuerdos con Proveedores y Transportistas
• Inventario Gestionado por el Proveedor (VMI: Vendor Managed Inventory)
• Collaborative Planning, Forecasting, Replenishment (CPFR)
• 5 S (Lean/Six Sigma)
• …

Agrupamiento de las prácticas

Según las organizaciones, las prácticas pueden ser agrupadas en categorías y por lo tanto, una práctica podría ser aplicada en categorías diferentes. Esto se realiza para tener a la vista una visión de conjunto, de aplicación individual o extensiva. Ejemplos de categorización:

• Gestión de Ordenes de Clientes
• Gestión de Inventarios
• Gestión de Distribución de Productos a Clientes
• Gestión de Transporte
• Gestión de Ciclo de Vida de Productos
• Riesgo de Manipuleo de Materiales
• Gestión de Información (TIC)
• Gestión de Personal
• Introducción de nuevos productos
• …

Ahora podemos relacionanr la Buena Práctica de Control Visual Permanente del Estado de los Materiales con la Gestión de Transporte y la Gestión de Distribución de productos a clientes, creando una misma forma de aplicar los controles evitando el desarrollo de uno para cada categoría.

En la próxima semana, veremos la contribución de la tecnología en el marco de una actividad y cómo interactúa ese componente con las Reglas de Negocios y las Buenas Prácticas.

 

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