GESTION DEL ABASTECIMIENTO

Analizando potenciales fuentes de abastecimiento de bienes y servicios

Base del análisis de abastecimiento:

Grados de competencia:

  1. Competencia plena y abierta: existe cuando hay varios proveedores y no hay confabulación entre ellos. La competencia en este marco produce el mejoramiento de productos y servicios y pone a los profesionales de compras en una posición fuerte para obtener favorables precios.

Ampliar la búsqueda de proveedores locales e internacionales puede incrementar la probabilidad de encontrar una competencia abierta y plena. Bajo un marco de este tipo, todos los proveedores calificados están en condiciones de competir  en el proceso de abastecimiento.

  1. Competencia limitada: existe cuando pocos proveedores están disponibles, entonces los profesionales de compras deben cuidar sus elecciones de abastecimiento, teniendo en cuenta las dificultades de precios experimentadas con aquellos proveedores.

La competencia limitada puede existir a escala nacional cuando solamente un pequeño grupo de organizaciones venden los ítems que son demandados. La competencia limitada puede existir localmente cuando 2 o 3 proveedores existen y buscan copiarse unos a otros en el comportamiento y en el precio.

  1. Competencia técnica: existe cuando por un producto especial, tecnología o razones de patente, solo uno o pocos proveedores están disponibles para el proceso de selección por parte de la organización compradora.
  2. Fuente Individual: El ISM glosario la define como la práctica deliberada de compra concentrada de un particular ítem con una fuente de preferencia, sobre otras que compiten en el mercado .Esta práctica es común en asociaciones, alianzas y relaciones just-in-time.

Fuente única: existe cuando una particular fuente de abastecimiento está en una única organización, que tiene además las habilidades de proveer los requerimientos del profesional de compras. Este concepto de fuente única  existe cuando solo hay un proveedor en condiciones de satisfacer las necesidades  / deseos de una organización. La principal desventaja es que la empresa compradora está dependiendo exclusivamente de un único proveedor de bienes o servicios. También la empresa proveedora se encuentra frente a una serie de riesgos  que incluyen: financieros; capacidad / productividad; incrementos de precios y otros riesgos como catástrofes naturales, terrorismo, disturbios políticos.

Múltiples fuentes de abastecimiento: se refiere al uso de 2 o mas proveedores para un producto o servicio similar. A través del uso de múltiples fuentes de abastecimiento, se eliminan ciertos riesgos a la hora de cumplir con el proceso de abastecimiento. Una múltiple fuente de abastecimiento tiene a mantener la competencia entre los proveedores elegidos, pero frecuentemente resulta en una relación de corto plazo.  Para lograr una relación de largo plazo se requiere una verdadera asociación. Las recientes tendencias en el sector privado, sugieren un movimiento fuera de un marco de múltiple fuente de abastecimiento. Para gerenciar múltiples fuentes de manera efectiva, un equipo interfuncional debe ser organizado para discutir estrategias y tácticas de alto nivel.

Naturaleza de las fuentes de abastecimiento y sus efectos sobre compras

Cuando consideramos una potencial fuente de abastecimiento de un producto o servicio, el profesional de compras se encuentra con un número de elecciones y cada una presenta sus ventajas y desventajas.

Fabricantes Vs. Distribuidores: cuando compramos a granel, resulta preferible comprar a los fabricantes, cuyos productos pueden ser obtenidos a un costo que no incluya el beneficio del distribuidor. Los fabricantes pueden tener también disponibles diseños e imponer un mínimo de requerimientos en la orden de compra. Ahora bien, si la organización compradora tiene un depósito limitado, necesita solamente bajos montos de compra de un particular producto o bien necesita comprar un amplio rango de productos fabricados por diferentes productores, y en este caso el uso de distribuidores es una ventaja considerable. Para decidir que mas conviene, si comprar directamente al fabricante o hacerlo a través de un representante, el profesional de compras debe considerar los plazos de entrega. En algunos casos el fabricante solo vende a través de distribuidores, por lo tanto el profesional de compras no podrá eludir este mecanismo comercial.

  1. Grandes Vs. Pequeños proveedores: los pequeños proveedores pueden estar más dispuestos y complacientes en entregar ciertos bienes, que los grandes proveedores. Sin embargo los grandes proveedores normalmente pueden cumplir con la demanda de la organización compradora en un volumen de negocios creciente. Los términos y condiciones de pago pueden variar entre grandes y pequeños fabricantes.
  2. Proveedores Locales Vs. Nacionales: comprar en una fuente nacional resulta en una gran competencia para los proveedores, un amplio rango de productos disponibles y mejores precios. Los proveedores nacionales están mejor preparados para dar soporte técnico en comparación con los proveedores locales. Sin embargo los proveedores locales ofrecen distintas ventajas, como por ejemplo proveer a un menor costo de transporte y usualmente son mas complacientes con el tamaño de las necesidades de los negocios de la organización compradora y normalmente estarán interesados en mantener un alto nivel de servicio. Comprar a proveedores locales es un acto de buena voluntad de la organización compradora hacia la comunidad a la que ella pertenece.
  3. Proveedores Locales Vs. Internacionales: El uso de proveedores internacionales presenta un número de consideraciones a prestar atención:
    1. Tipo de cambio
    2. Proceso de pagos
    3. Derecho
    4. Costo del transporte
    5. Tiempo del transporte
    6. Leyes aplicables
  4. Fuentes obligatorias de abastecimiento: en algunos casos los compradores se ven forzados a abastecerse de ciertas fuentes. Aspectos estratégicos, políticos ó de mercado imponen estas condiciones al momento de contratar.
  5. Fuentes de abastecimiento de emergencia: ante penalidades por incumplimiento de plazos que pueden ser muy costosas y resultar en una pérdida de oportunidades de mercado, tener un plan contingente de abastecimiento debe ser responsabilidad de los profesionales de compras, como parte de su rol de gerenciamiento.
  6. Un programa de contingencias puede incluir el abastecimiento de proveedores alternativos como respaldo.
  7. Negocios pequeños e históricamente subutilizados: abastecerse de fuentes provenientes de minoridades, o con desventajas sociales y económicas, continúan siendo desarrolladas por organizaciones privadas, públicas y sin fines de lucro. Estas organizaciones emprenden un número de programas de abastecimiento, por numerosas razones vinculadas con legislación de gobierno, responsabilidad social, incremento de ventas y disposición de alternativas de abastecimiento.
  8. Consorcios / Cooperativas de compras: El ISM glosario lo define, cuando varias organizaciones combinan su poder de compras para items seleccionados a fin de ganar influencia en el mercado y reducir costos. Estas organizaciones pueden usar o centralizar en un servicio corporativo de compras informal. Después cada organización gestiona su propio contrato, es responsable por su administración y el resto de las funciones de compras incluyendo el pago.
  9. I) Joint ventures: es emprendido por 2 o más organizaciones de manera conjunta. Este tipo de marco de actuación permite compartir costos, tecnología y conocimiento, reducir los riesgos técnicos, financieros y políticos y alcanzar economías de escala que no serian posibles en forma individual.
  10. Fuentes Internas Vs. Externas: Considerando aspectos tácticos y estratégicos, las empresas deberán decidir que ítem comprar y que ítem producir internamente.
    1. Las consideraciones estratégicas ponen foco en 2 cuestiones:
      1. El “CORE BUSINESS” de la organización
      2. La intención de contratar externamente
    2. Las consideraciones tácticas ponen foco sobre la eficiencia de la organización. Los aspectos tácticos a considerar son:
      1. Costos directos e indirectos
      2. Cuestiones de integración de las operaciones de la planta
      3. Disponibilidad de la capacidad interna
      4. Necesidad de control directo sobre la calidad, confidencialidad, fiabilidad o disponibilidad de los proveedores
      5. Volúmenes requeridos
      6. Fluctuaciones de la fuerza laboral y los efectos de las relaciones laborales
    3. La evaluación se llama make – or – buy, o también decisión de insourcing o outsourcing.

Fuentes existentes Vs. Nuevas fuentes de abastecimiento

La decisión de continuar usando una fuente existente o tratar de abastecerse de una nueva fuente, depende de numerosos factores.

Entran a jugar una serie de aspectos relacionados con la calidad del proveedor, la necesidad de evaluar al nuevo proveedor, definir adecuados contratos con cláusulas de precios futuros y realizar una cuidadosa evaluación de costos del proveedor.

Las cuestiones a considerar de mayor impacto, son las siguientes:
  • Condiciones de mercado
  • Complejidad del producto / Cambios tecnológicos
  • Urgencia por satisfacer la necesidad
  • Expectativas de calidad
  • Procesos del proveedor
  • Adecuado para la competencia
  • Costo versus valor de la fuente de abastecimiento
  • Necesidades de largo plazo
  • Relaciones de largo plazo
  • Optimización de la base de proveedores
  • Cambios en las organizaciones de los proveedores
  • Continuidad del abastecimiento
  • Búsquedas basadas en Internet:
    • Búsquedas a través de bases de datos
    • Búsquedas de guías on – line de compras
  • Realizar benchmarking
  • Muestras y Ferias

Evaluar las ofertas competitivas para determinar en conjunto la mejor oferta para un producto o servicio

La evaluación presupuestaria de un proveedor para determinar la mejor oferta competitiva en conjunto, para un producto o servicio es una de las responsabilidades primarias del profesional de compras.

Cada situación debe ser manejada de la mejor manera posible de acuerdo a cada circunstancia en particular.

Sin embargo una práctica sana es adoptar en conjunto un marco de trabajo según se trate de un proveedor nacional o internacional.

  1. Matriz de decisión / Herramienta de evaluación multiatributo: para evaluar a un proveedor, el profesional de compras debe considerar múltiples criterios o atributos, cuya importancia variará según la decisión a tomar. El primer paso es desarrollar una matriz de decisión a fin de identificar los criterios a comprar. Existen varios métodos para “rankear”. Las matrices de decisión son mas efectivas cuando un equipo interfuncional las evalúa y califica las respuestas de los proveedores. Cada miembro del grupo revisa en forma independiente las respuestas de los proveedores y completa la matriz de decisión. Luego las respuestas se consolidan en una única matriz y son “rankeadas” a fin de obtener una calificación de cada proveedor del grupo en su conjunto.
  1. Recibiendo, controlando y analizando ofertas: dado que las cotizaciones, hoy día son recibidas por distintos medios (fax, mail, carta, e-mail, courier, etc) los profesionales de compras deben tomar los siguientes pasos para proteger la integridad de la información:
    1. Registrar la fecha y hora de cada envío recibido
    2. Revisar los envíos por completo, asegurándose que todos los documentos referenciados por el proveedor o requeridos por la organización fueron debidamente incluidos
    3. Resguardar toda la documentación recibida en cada paquete de oferta original.

Una vez que todas las respuestas fueron recibidas, el profesional de compras debe revisarlas y solicitar cuando corresponda aclaraciones o información adicional al proveedor.

  1. Ofertas bien respondidas: sobre este tema, nos referiremos a los aspectos a tener en cuenta:
    1. Especificaciones
    2. Requerimientos de calidad
    3. Términos y condiciones
    4. Productos o servicios sustitutos
    5. El uso de propuestas técnicas ( sin precio)

Los profesionales de compras deben asegurar que las ofertas de los proveedores respondan a las especificaciones y demás aspectos mencionados anteriormente y que fueron definidos en la solicitud enviada oportunamente por la empresa.

Los profesionales de compras deben evaluar en forma justa todas las ofertas recibidas.

  1. Análisis técnico: este análisis define que proveedores han cumplidos con los requerimientos enviados por la organización compradora. El responsable de compras debe asegurar el involucramiento de todas las áreas de su organización en el proceso de análisis técnico:

a.- manufactura

b.- ingeniería

c.- calidad

d.- control de materiales

e.- operaciones, entre otras áreas claves.

Esta es una manera de involucrar a todos los departamentos desde el inicio de la definición o diseño de las especificaciones técnicas.

Análisis operacional: consiste en la evaluación de la factibilidad de un producto o servicio ha ser comprado. Incluso cuando el proveedor es claramente capaz técnicamente para el trabajo, la organización compradora a veces realiza un análisis operacional para verificar aspectos económicos, comodidad de uso y facilidad funcional del producto o servicio. Un método aplicado es la auditoría en sitio, que pretende verificiar y analizar los siguientes aspectos:

Instalaciones

Seguridad e Higiene

Moral de los empleados / Clima laboral

Cumplimiento de leyes sobre trabajo de menores y explotación al trabajador

Costo y análisis de precios: un completo análisis de costo comienza con un entendimiento de la industria en la que se desenvuelve el proveedor. El análisis comprende:

La estructura de la industria ( Monopolio / competencia abierta)

Estructura del mercado (Global versus doméstico)

Inductores de costos y tendencias de los precios

Barreras de ingreso a nuevos competidores

El análisis de precios y costos es el elemento mas importante a tener en cuenta en un proceso de evaluación de una oferta. A continuación se mencionan los distintos tipos de precios que pueden ser aplciados, aunque generalmente la organización compradora utiliza uno solo para evaluar una específica cotización:

  1. Método del análisis de precio ( benchmarking)
  2. Análisis de beneficio
  3. Análisis de ahorro
  4. Costo total Vs. Precio
  5. Análisis de costo

Capacidad del oferente / Responsabilidad del oferente: el profesional de compras debe revisar los siguientes aspectos de los proveedores:

  1. Desempeño pasado
  2. Capacidad
  3. Habilidades
  4. Integridad
  • Tiempo en el negocio / Mercado
  • Certificaciones / Licencias
  • Factores Financieros
  • Chequeo de referencias

Términos de transporte: El costo del transporte comprende una porción significativa del total del costo a obtener de un producto y por lo tanto debe ser cuidadosamente evaluado.

  1. Terminología internacional: son los llamados Incoterms. Estos términos controlados por la Cámara de Comercio Internacional, determinan:
    1. Quien pagará el flete
    2. Quien estará sujeto al pago de los derechos aduaneros
    3. Quien corre el riesgo si se pierde la carga

Trece incoterms definen los diferentes puntos donde las responsabilidades son transferidas del vendedor al comprador (www.iccwbo.org)

  1. Términos del transporte doméstico: Hay 4 aspectos claves relacionados con el transporte doméstico en USA.
    1. Título de transferencia de bienes
    2. Expediente de reclamo, si es necesario, por pérdida daños
    3. Procesamiento administrativo dela carga facturada
    4. Responsabilidad por el costo del transporte

Otros factores a tener en cuenta:

  1. Disponibilidad
  2. Tiempo de ciclo de compra
  3. Aspectos logísticos
  4. Planes de continuidad d elos negocios
  5. Manejo seguro de la información:
    1. Hardware
    2. Almacenamiento de la información
    3. TI Infraestructura
    4. Seguridad de datos
    5. Sistemas de monitoreo
    6. Back ups
    7. Plan de contingencia / Recupero de datos+

(*) IEEC, NOTA TECNICA DEL PROGRAMA DE ANUAL DE COMPRAS (PAC), elaborado por el profesor Alfredo H. Mosquera, para servir de base de estudio, discusión y uso en el aula, por los alumnos de los programas de Supply Chain Management.

 

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About Author

Director del Area Académica de Abastecimiento y Compras del IEEC. Contador Público (UBA), MBA (IAE), GEC - Gestión Estratégica de la Calidad (IEEC).

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