Resumen

Una de las cuestiones a considerar al visitar una planta para hacer su evaluación, sobre todo si se trata de potenciales proveedores, es que se debe adecuar al tipo de empresa que se visita y al rol u objetivo que se ha fijado como meta. A continuación se presenta una lista de preguntas generales y las áreas de interés que pueden ayudar al equipo que visita al sitio y generar así, una tormenta de ideas con sus respectivas preguntas. No todas estas preguntas se aplicarán a todos los proveedores. Dependiendo de la situación y el equipo que participe de la visita, probablemente se pueda pensar en preguntas adicionales que sean exclusivas de la empresa o del objetivo que se está explorando.

Información General

En conjunto, ¿cómo observa la pulcritud?, el orden?, la limpieza? y la atmósfera de trabajo?
¿Cómo es el estado de ánimo de los empleados y su aspecto personal?
¿Cuál será la duración del servicio a contratar?
¿Cuáles son los objetivos de corto y largo plazo del posible proveedor?
¿Cuáles son sus planes de crecimiento?
¿Cuál es la tasa de crecimiento anual de las ventas del proveedor (y en los dos o tres años anteriores)?
¿Cómo es la tendencia actual en la industria de este posible proveedor?
¿Qué nuevos productos y servicios se vislumbran en la industria del proveedor?, ¿cuáles serán los próximos cambios en la industria?
¿Puede el proveedor proporcionar una copia de su organigrama?
¿Cuándo comienza el año fiscal del proveedor y cuándo termina?
¿Cuáles son las ventas anuales del proveedor en dólares
¿Qué peso porcentual en el negocio del proveedor sería su cuenta si se le otorgara el negocio?
¿Cuál es la tasa de rotación anual de empleados del proveedor?
¿Qué departamentos tienen el mayor volumen de ventas? ¿Cuáles son sus productos / servicios fuertes? ¿Por qué?
¿Es el proveedor de una empresa que cotiza en bolsa o privada?
¿Cuántos empleados tiene la empresa? ¿Hay aumentos estacionales? ¿Por qué?
¿El proveedor tiene empleados sindicalizados?
Si se produce una huelga, ¿cuál es el plan de contingencia del proveedor para seguir ofreciendo sus productos y servicios?
¿Tiene el proveedor sub-contratados a su vez al proveedor de cualquiera de los productos o servicios que usted está considerando? De ser así, las mismas preguntas sindicales se aplican a todos los subcontratistas.
¿Cuál es el historial de seguridad de la empresa?

Gestión de la Calidad

Pídale al proveedor que le describa su proceso de control de calidad.
¿Cómo mide la calidad  de sus subcontratistas?
¿Qué cuestiones del medio ambiente tienen los productos o servicios del proveedor y cómo maneja el proveedor esos temas? ¿Hay problemas de responsabilidad ambiental que se transfieren a los productos o servicios?
En opinión del proveedor, ¿qué lo diferencia de sus competidores?
¿Por qué, en su opinión, ¿sería la mejor opción como proveedor?

Gestión de Cuentas

¿Quién será el representante(s) del proveedor que se encargará de Ud.?
¿Cuánto tiempo lleva trabajando con el proveedor?
¿Cuáles son sus calificaciones profesionales para manejar la cuenta?
¿Quién es su reemplazo cuando el representante no esté disponible?
¿Tiene el proveedor un teléfono para su centro de atención al cliente?
¿Tiene el proveedor un número de teléfono gratuito para llamarle?
¿Está el servicio al cliente o soporte técnico disponible24/7? ¿Tiene backup en las vacaciones?
¿Cómo funciona el proceso del proveedor cuando recibe una llamada de servicio de sus clientes? (discutir el proceso y ver las pantallas de entrada reales)?
¿Cómo es la dotación de personal del centro de llamadas o centro de servicio?
¿Qué número promedio diario de llamadas de clientes, atiende el representante de servicio al cliente?
¿Cómo se resuelven las quejas / problemas de los clientes? (discutir los pasos y el proceso en detalle)
¿Cómo son de recurrentes las quejas /problemas resueltos (discutir en detalle)?

Gestión de la entrega de productos

¿Cuánto tiempo, medido en días de envío, tardaran generalmente los productos para ser entregados?
¿Cuánto tiempo, en días, tardan los pedidos urgentes?
¿Ha negociado el proveedor descuentos de envío con sus transportistas? ¿De qué tamaño son los descuentos?
¿Tiene intención el proveedor de pasar esos descuentos a sus clientes?
¿Tiene un plan de contingencia para cumplir con el envío en caso que su proveedor primario no esté disponible?

Gestión de materiales y materias primas

¿Qué materias primas usa el proveedor para hacer sus productos?
¿Son esas materias primas de fácil acceso?
¿El proveedor produce esas materias primas o las compra cuando se le emiten las órdenes?
¿Qué cambios ve el proveedor en el costo y la disponibilidad de materias primas?

Gestión de la Facturación / Reporting

¿Qué datos e información refleja la factura mensual del proveedor?
Esos campos / datos ¿son aceptables para las necesidades del gerente de suministro?
¿Se puede personalizar la factura del proveedor si el gerente de abastecimiento lo pidiera?
¿Quién va a trabajar con el director de abastecimiento para diseñar un formato de factura que cumpla con sus necesidades?
¿Pueden las facturas ser emitidas en forma electrónica?
¿Qué informes y sobre qué gastos se pueden solicitar al proveedor para obtener informes mensuales, trimestrales o informes anuales?
¿Cómo son los costos básicos y cómo pueden distinguirse en un trabajo especial o adicional?
¿Es claro y correcto el sistema de costeo del proveedor?
¿Qué porcentaje de las facturas del proveedor contienen errores?
¿Cuál es el proceso para resolver disputas de facturación (discutir en detalle)?


* NOTA TECNICA DEL PROGRAMA DE ANUAL DE COMPRAS (PAC), elaborada por el profesor Alfredo H. Mosquera, para servir de base de estudio, discusión y uso en el aula, por los alumnos de los programas de Supply Chain Management.

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About Author

Director del Area Académica de Abastecimiento y Compras del IEEC. Contador Público (UBA), MBA (IAE), GEC - Gestión Estratégica de la Calidad (IEEC).

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