La Gestión de Procesos, la Notación de Modelado y SCM

La Gestión de Procesos de Negocios, la Notación de Modelado y SCM

Este artículo, tiene por objetivo, explicar en forma conceptual, la relación entre los concepto de la Gestión de la Cadena de Abastecimientos (Supply Chain Management – SCM), la Gestión de Procesos de Negocios (BPM), y el modelado dentro del estándar de la Notación y Modelo de Procesos de Negocios (BPMN).

Una cadena de abastecimientos moderna es en realidad una red, donde el término cadena sugiere que solamente un jugador está envuelto en cada estadío del flujo de materiales y productos. De hecho un fabricante recibe materiales de distintos proveedores, y sirve a varios clientes, a través de un complejo sistema de distribución, por eso la mayoría de las cadenas de abastecimientos son verdaderas redes con distintos niveles de complejidad.

Pero lo más interesante es comprender que las cadenas de abastecimientos son procesos de punta a punta, y por lo tanto se relacionan con el flujo de información, materiales y dinero en sus distintas formas, mediante sus socios comerciales. En estas cadenas se enfatiza el modelo de procesos relacionado a como el producto o servicio en entregado al cliente.

Las fuerzas conductoras de la gestión de interacciones complejas, actividades no estructuradas, y coordinación en el contexto de los procesos de negocios es un cambio real y se está tornando uno de los más críticos por la forma en que las organizaciones pueden ser impactadas en su performance.

Pero para empezar, que es un proceso de negocios. Conceptualmente, podemos decir que es un conjunto coordinado de actividades y recursos, de una organización u organizaciones diferentes, con el objetivo de proveer valor de algún tipo a un cliente o usuario de servicios. En consecuencia, deben estar definidos los procesos repetitivos, y la dependencia entre las actividades y sus secuencias de ejecución.

Acá debemos hacer una distinción importante, BPM no es dibujar modelos de procesos. BPM, provee la habilidad de capturar usuarios y requerimientos de sistemas para optimizar la forma en que se debería trabajar. Es lejos, mucho más que un flujo de trabajo o un diagrama realizado en Visio, PPT o Smartdraw. En BPM, el mismo modelo de  proceso definido, iterado, y optimizado se va convirtiendo en especificaciones de aplicaciones, que terminan en general en una implementación de sistemas.

El modelo se convierte en el lenguaje común para lograr cumplir los requerimientos del usuario, para automatizar y mejorar, los procesos, y las especificaciones de tecnología de información para interconectar los sistemas, incorporar las reglas de negocios, y la arquitectura de datos.

La oportunidad de las organizaciones para construir valor, no es solamente en el nivel más bajo donde se encuentran los sistemas, sino en la exposición de las capacidades de esos sistemas como servicio. y conectandolos de cara a los procesos de usuarios.

¿Porque BPM es necesario considerarlo en los procesos de SCM?

Las organizaciones se dieron cuenta rápidamente que con sistemas que mueven documentos o datos a la gente correcta, en la cadena de procesos, no siempre logran completarlos o resolverlos con alta calidad de servicios.

Los usuarios abandonaran o pasarán sobre los procesos de los sistemas de TI, si no pueden interactuar fácilmente con ellos, o si no pueden extraer la información contextual que necesitan para tomar una decisión. La clave para lograrlo es obtener el compromiso y la interacción de todos los participantes a través de la compañía, y automatizar la captura y procesamiento de la información a lo largo de grupos diversos y sistemas dispares.

Que ofrece BPM a SCM

• La habilidad para establecer las reglas del negocio, en un lenguaje y formato que los usuarios puedan comprender y utilizar sin falsas interpretaciones.
• La habilidad para monitorear constantemente el estado de los sistemas de negocios, identificar cuellos de botella y tomar acciones de remediación en tiempo real.
• Comprensiva registración y reporte de la gestión de información
• Desarrollo de la habilidad de los usuarios finales (dueños de procesos) para cambiar y mejorar dinámicamente los procesos en el momento.

Donde entra la Notación y Modelado de Procesos de Negocios (BPMN)

BPMN, por su nombre en inglés (Business Process Model and Notation), es un estándar que fué desarrollado por The Object Management Group (OMG). Como antecedente podemos mencionar que en Junio del 2005, la “Business Process Management Initiative (BPMI.org)” y el “Object Management Group™ (OMG™)” anunció la fusión de sus actividades de Business Process Management (BPM)  para proveer el pensamiento, liderazgo y estándares de la industria para esta parte vital del crecimiento de las organizaciones. Este grupo se ha nombrado a sí mismo como “Business Modeling & Integration (BMI) Domain Task Force (DTF)”.

El objetivo primario de BPMN es proveer una notación que sea comprendida por todos los usuarios de negocios, desde los analistas de negocios que crean los modelos base de los procesos, los desarrolladores, técnicos responsables por la implementación de la tecnología y mantenimiento de esos procesos, y finalmente la gente del negocio que utilizará. gestionará y monitoreará los procesos. En consecuencia BPMN facilita la creación de un puente estandarizado para cubrir la brecha entre el diseño de procesos de negocios y la implementación técnica de esos procesos.

Este estándar internacional representa la amalgama de las buenas prácticas dentro de la comunidad de modelamiento de negocios para definir la notación y semántica de los diagramas de Procesos, como es un estándar mantenido por la OMG, no tiene un dueño específico, o controlado por un vendedor o consultora, no se pagan regalías, o valor alguno para utilizar la propiedad intelectual que representa. Los significados del diagrama no están determinados por una herramienta particular, o la magia de cada diseñador, es decir que cada elemento que contiene, es definido por una especificación, y representa lo mismo en cualquier herramienta de edición de modelado de procesos, que dicho sea de paso, existe una cantidad importante de paquetes de software, donde la diferencia entre ellos radica en la forma de utilización, facilidad para desarrollar los modelos, características de edición, estética y ergonomía.

Para la comunidad de usuarios de BPMN, la parte más fuerte es la letra N, como notación gráfica, un lenguaje de diagramación para los flujos de procesos de negocios.

Podemos decir que BPMN es un lenguaje cuyas expresiones pueden describir el comportamiento de los procesos en un diagrama bastante compacto, pero a su vez, es lo bastante preciso como para describir los detalles técnicos de la ejecución de un proceso como para poder volcarlos en un sistema.

De no conocer sus alcances, mucha gente podría subestimarlo, dado que para construir un diagrama de flujo, se utilizan rectángulos, rombos, círculos, líneas, carriles, y por otro lado se puede caer en la sensación de que como está familiarizado con los diagramas de flujo, no utilice los conceptos de BPMN en su real dimensión, este aspecto nos trae a la memoria una frase de Stephen Hawking, “el mayor enemigo del conocimiento no es la ignorancia, es la ilusión de conocimiento”.

Aunque la notación BPMN es similar al diagrama de flujo, su fuerza está en todas las formas en que lo diferencia. Esta diferencia se basa en especificaciones, en un metamodelo con atributos específicos, una semántica precisa para cada forma y símbolo, con reglas que gobiernan el uso de cada uno, y qué elementos pueden conectarse entre sí, por lo tanto la aplicación de esta semántica permite validar completamente un modelo de BPMN.

En resumen, BPM es una disciplina de gestión que implica comprender, medir, y gestionar los negocios desde una perspectiva de procesos interfuncional  de punta a punta, y para resolver este tema, está BPMN, el cual permite generar estructuras de procesos jerárquicas. La aplicación entonces de una disciplina y una notación estándar nos permite dar un paso más en el desarrollo del modelo de Referencia de la Operación de la Supply Chain (SCOR)