- Model Supply Chain – Introducción
- Fundamentos del modelado de procesos
- Actividades con Buenas Prácticas
- Tecnología aplicada en los procesos de Supply Chain (1)
- Tecnología aplicada en los procesos de Supply Chain (2)
- La Gestión de Procesos, la Notación de Modelado y SCM
- La notación de modelado de procesos BPMN y SCOR
Tecnología aplicada en los procesos de Supply Chain (2)
En esta nota, continuaremos viendo la aplicación de tecnologías en la Supply Chain, pero no solamente como dispositivos tecnológicos sino como se encadenan con los dos componentes vistos hasta ahora en esta serie: Reglas de Negocios y Buenas Prácticas. Esta forma de visualizar las relaciones de los componentes de una actividad nos ayudará a modelar procesos desde el inicio del diseño.
Es bien conocido, que la selección de la tecnología apropiada no es precisamente un paseo en el shopping de las conferencias o seminarios. Seguramente en muchas presentaciones habrá escuchado que la peor forma de empezar a ver y analizar tecnología es no haber realizado previamente los deberes, los cuales parten de la estrategia de la compañía, y continúan con las políticas y prácticas a implementar.
La parte más importante del proceso de selección de tecnología, es definir el proceso dentro de su organización y determinar la funcionalidad que es crítica para la operación. Muchas veces los clientes se pierden en el canto de las sirenas, y se olvidan de las funciones clave de su negocio. Si usted es un fabricante, la fabricación es el corazón de su negocio, y por lo tanto se deben ver los paquetes de sistemas que resuelvan el núcleo del problema de los fabricantes.
No espere que un paquete contable que maneja inventario sea funcional a la hora de hacer la gestión de sus stocks, podrá manejar las transacciones de entrada/salida, seguramente los costos, pero escasamente va a considerar todas las otras funcionalidades necesarias para lograr una gestión operativa exitosa. Por eso hay que poner foco en el tipo de empresa de manufactura que usted ésta conduciendo.
Por ejemplo, el software diseñado para Make-to-Stock (MTS), no va a trabajar muy bien si la compañía encara un proyecto de Make-to-Order (MTO) y mucho menos si es Engineer-to-Order (ETO). O por caso, el software diseñado para una fábrica de componentes electrónicos no funcionara adecuadamente en un taller de mecanizado, o peor de una textil. Los paquetes diseñados para manufactura discreta no funcionaran adecuadamente para una producción en procesos, como una química.
Conviene ser cauto al ver los paquetes que se presentan como multipropósito, por eso conviene analizar para que tipo de empresas se desarrollaron inicialmente estos sistemas. En todos los casos, hay que considerar cuál es la estrategia de la compañía para los próximos tres años y ver cuál podría soportar mejor las diferentes estrategias.
Veamos un ejemplo más completo, considerando algunas variables importantes. Si está en el área de distribución o de cumplimiento de pedidos (Order-Fulfillment), el paquete tecnológico podría ser más genérico, uno puede focalizarse en funcionalidades relacionadas con el procesamiento de las ordenes, gestión de los almacenes, y gestión de transporte.
Cuando se miran los detalles de las funcionalidades de un producto, es necesario tener la lista de las funcionalidades requeridas para la operación. Este es otro lugar donde las compañías comenten errores, al enfatizar funcionalidades que no tienen en la actualidad, pero les gustaría tener, y pasan por alto el corazón de los procesos que manejan ahora sin mayores problemas.
Por lo tanto y como conclusión, nunca asumir que los dispositivos tecnológicos van a manejar algo que usted considera que es un estándar de las funciones de negocios.
En relación a las funcionalidades, es muy importante considerar la usabilidad, la funcionalidad responde a la pregunta ¿Se puede hacer esto?, en cambio la usabilidad responde a la pregunta ¿cómo hace el usuario para lograrlo? Si usted quiere ver especialmente las tareas de alto volumen que ocurren en su organización, mire la información provista por los programas más críticos y cuente el número de clicks del mouse y tecleos para necesarios para cumplir la tarea. ¿Se puede realizar las tareas con teclas de acceso directo o necesita los clicks con el mouse ¿Puede cumplir la tarea llenando un par de pantallas, o tiene que seguir un ciclo de cuatro o cinco? ¿Ésta toda la información que usted necesita disponible y presentada de una manera lógica? Esto que parece tan simple y elemental, se convierte en una pesadilla a la hora de operar la aplicación.
Tampoco hay duda que existe una relación directa entre funcionalidades y costos. Pero las grandes funcionalidades vienen acompañadas de costos importantes, además de las complejidades, y esta última, finalmente se fagocita los recursos, extiende los tiempos de implementación, y complica la formación de la gente que lo va a utilizar.
Muchas veces se puede llegar a conseguir software gratis, pero esto no implica que al final del día se encuentre que le insumió más recursos de los necesarios, y esto, otra vez, son costos adicionales. Tanto sea en el proceso de implementación como en la utilización diaria posterior a la puesta en marcha.
Repasemos ahora, los elementos que necesitamos para establecer las relaciones partiendo de las Reglas de Negocios, siguiendo luego con las Buenas Prácticas y la Tecnología. Luego veremos un par de ejemplos para unificar los criterios.
Reglas de Negocios
Si bien en la nota “Fundamentos del modelado de procesos”, abordamos las Reglas de Negocios, no viene mal refrescar el concepto. Según el Business Rule Group “Una Regla de Negocios es una orientación o guía sobre la existencia de una obligación concerniente a la conducta, acción, práctica o procedimiento dentro una actividad particular o esfera”, y dado que esta definición es bastante general, podemos explicitarla diciendo que es una declaración completa y atómica, indivisible en otras reglas, qué al juntarse con las demás reglas, conforman la estrategia y la operativa, dando entonces el marco estructural de la empresa. Dado que las reglas tienen un carácter pasivo, no deben ejecutar ninguna acción, y que al ser declarativas están a disposición de los procesos de ejecución de las actividades. Los ejemplos de reglas son: horarios de trabajo, responsabilidades del personal jerárquico, las políticas salariales, el trato del personal con sus proveedores y clientes, documentación que debe acompañar obligatoriamente un despacho de mercadería, normas de seguridad. Para que esta aplicación sea factible, es necesario que las reglas estén registradas, localizables, y que sean explícitas. En esta serie, veremos en otra nota más adelante, un modelo de procesos para la gestión de Reglas de Negocios.
Buenas Prácticas
Las Buenas Prácticas están representadas por una colección de prácticas que las compañías reconocen que incorporan valor a la operación. Una práctica es una única forma de configurar o agrupar un conjunto de procesos. La unicidad puede estar relacionada a automatización de los procesos, habilidades especiales aplicadas a los procesos, una secuencia única para ejecutarlos, una tecnología aplicada, o un método único para distribuir y conectar los procesos entre las organizaciones. Por supuesto que la calificación de una práctica puede variar por industrias o geografías. En la nota “Actividades con Buenas Prácticas” puede leer más sobre las Buenas Prácticas.
Tecnología
En los ejemplos siguientes veremos como el conjunto de tecnologías relacionadas con ERP, WMS, TMS, Gestión de Inventarios (IM), Gestión de Ordenes (OM), EDI, se vinculan para brindar una estructura tecnológica que soporte los procesos de negocios.
La mejor forma de establecer como se relacionan estos tres conceptos, es a través de ejemplos prácticos, veamos un par de ellos.
Ejemplo 1: Cross-Docking
Reglas de Negocios
La estrategia bajada a reglas de negocio, define que se debe establecer una fuerte relación con los proveedores, por lo tanto, deben surgir acuerdos entre el proveedor y el CD basado en los siguientes aspectos:
- Productos específicos que entran en la canasta de movimiento en el CD
- Documentación, rotulado y con identificación clara y visible
- Métodos de packaging
- Tipos de pallets aceptados por ambas partes
- Entrenamiento del personal de ambas partes en la operación de entrada y salida del CD
Buenas Prácticas:
Cross-docking es una práctica utilizada en muchos centros de distribución (CD) como estrategia para reducir los niveles de inventario, aumentar la rotación, manteniendo la eficiencia de carga, así como la de envío.
En un CD tradicional, el proceso de recepción está desarticulada del proceso de envío, en cross-docking el almacenamiento actúa como intermediario entre los dos procesos y vincula activamente a los procesos de recepción y envío. No se descarta que podrían convivir juntos en un CD, tanto el de cross-docking (sin almacenamiento) y de operaciones tradicionales (con almacenamiento) y ambas también pueden ser consideradas como buenas prácticas.
Existen varios tipos de cross-docking, la mayoría se basa en el tiempo que se necesita para mover el inventario a través de las instalaciones. Sin embargo, todos tienen la intención de reducir al mínimo o eliminar totalmente la necesidad de poner inventario entrante en el almacenamiento. Además, todos buscan minimizar el número de pasos de cada orden. La clave para lograr esto es vincular la actividad de recepción con el estado del pedido abierto.
Tecnología
La aplicación requiere en el CD de algún tipo de Sistema de Gestión de Almacenes (Warehouse Management System – WMS), que integrados con el escáner de código de barras y radio frecuencia (RFID) permitirán que sean mucho más productivas las funciones de recepción en el CD. En el CD, el WMS necesitará contar con las interfaces necesarias para interactuar con el Sistema de Gestión de Ordenes (Order Management System – OMS), y el de Gestión de Inventarios.
Los proveedores serán más valorados si tienen capacidad para manejar el EDI, y todas las herramientas de generación de códigos de barras, esto es, no solo las impresoras y lectoras, sino las aplicaciones de intercambio de datos vía web service. El WMS también necesitará las funcionalidades para pasar toda la información del destino final a la operación de cross-docking, a fin, de crear movimientos precisos, en múltiples ubicaciones, que rutean las ordenes desde el punto de recepción hasta el cliente. El uso de Advance Shipment Notice (ASN) contribuye como mensaje de anticipación del transportista al receptor de que el despacho está en camino.
Como podemos apreciar, no se trata solo de una tecnología particular, sino de varias que trabajan en forma integrada, a través de lo que técnicamente se llaman API (Application Programming Interface). Por ejemplo, lo usual es que una compañía ya cuente con un sistema de gestión de inventarios, pero necesita tener la gestión física de los productos a través de un WMS, necesitara contar con las facilidades de integración de ambas aplicaciones a través de las APIs y el soporte de los servicios de web, para completar las comunicaciones entre aplicaciones externas.
El agregado de un sistema de gestión de transporte (Transport Management System – TMS), potenciará la anticipación de llegada de los distintos medios de transporte al CD. Una combinación de estas tecnologías, que utilicen las funciones específicas para el tipo de CD, provocará una mejora sustancial de la planificación y en consecuencia, del programa de movimiento de materiales dentro del CD- En definitiva agilizará el flujo, bajando los niveles de inventario del CD.
Ejemplo 2: Inventario Cíclico
Dado que ya hemos visto la mecánica para establecer las relaciones entre Reglas del Negocio, Buenas Practicas y Tecnología, para este ejemplo evitaremos las explicaciones conceptuales.
Reglas del Negocio:
Existe un requerimiento preciso en cada compañía que el stock de los materiales y su utilización mantenga un registro preciso y permanente de los inventarios, para poder planificar y programar con mínimo error entre los datos contables y el físico. A los efectos de planear, prometer, alocar, asignar y controlar las compras, fabricación y delivery de todo tipo de materiales, cada línea de ítem debe estar lo más cerca posible del 100% de precisión. Cada compañía deberá definir ese porcentaje de acuerdo a las características de sus productos.
Como la compañía ésta impulsando la Responsabilidad Social Empresaria, y en particular la protección del medio ambiente, se deberá utilizar para los productos claves, el indicador de Desempeño Ambiental (Environmental Performance Indicators – EPI).
El personal afectado a los conteos cíclicos deberá estar entrenado en la recolección e interpretación de los indicadores.
Buenas Prácticas:
El propósito primario del conteo cíclico es la detección de errores, análisis de causa raíz, y la eliminación de problemas que contribuyan a generar imprecisión de los inventarios.
El objetivo de la aplicación de esta práctica es evitar los quiebres de inventario, mejorar el servicio a los clientes dando seguridad al despacho, evitar excesos de inventarios y evitar la obsolescencia no planeada.
Tecnología:
Esta práctica requiere del uso de un sistema ERP flexible que tenga la facilidad para administrar unidades e Indicadores Claves de Performance (Key Performance Indicators – KPI) los cuales serán usados para soportar el Indicador de Desempeño Ambiental (IDA). Los IDAs serán desplegados en unidades tales como kilogramos, kiloJoule, toneladas, Euros, Dólares, números absolutos, tasas, o indicadores relativos como kilogramos entrados / costo de producción. Esos indicadores deberán estar gestionados en una base de datos central, y que permita propagarlos a las aplicaciones de Gestión de Inventarios, de Ordenes, WMS y TMS.
El sistema deberá proveer las ayudas necesarias para complementar la formación del personal afectado.
En la próxima nota continuaremos con otro componente de los procesos, y es el equipamiento, explicando a su vez como se van integrando los tres vistos hasta el momento.
