La cuenta de materiales (BOM) es la pieza central del modelo de administración de materiales (MRP).ya que resulta fundamental para el trabajo de determinar los insumos y partes necesarias para cualquier tipo de operación en manufactura como en servicios, donde su rol se ha visto ampliando últimamente. La importancia del MRP y de la BOM en particular, se ha visto potenciada también con la evolución de la aplicación MRP a MRP-II y la incorporación de éstos a las estructuras de los ERPs.
Aparte de las clásicas aplicaciones mencionadas, se suman usos en costeo, para llegar a determinarlo con la mayor aproximación posible, y mayor cantidad de datos para la conformación del precio final, para el cálculo del inventario en proceso y de las variaciones en cantidades de inventarios existentes. El MRP determina la exactitud en el mantenimiento de la planificación de materiales según la estructura de producto declarada y en la vigencia del Programa Maestro de Producción (MPS). El departamento de servicios, requiere de la BOM para determinar las partes y repuestos que necesita reponer. Y finalmente, cuando ingresa un pedido, se utiliza la BOM para afectar las partes y materias primas necesarias para dar curso a la orden recibida y para el costeo consiguiente.
Una BOM inexacta, puede producir resultados catastróficos. Hay diversos factores que pueden concurrir para que la BOM pierda exactitud. Uno de ellos es el lead time, que al ser modificado por el planificador maestro, puede involuntariamente, afectar el tamaño del lote del item. El hecho novedoso es que tantas personas dentro de la Organización puedan acceder a modificar la BOM o sus parámetros. Esto requiere estar atentos a: medidas de seguridad, diseño del menú y entrenamiento de las personas involucradas. Sin embargo, en no pocos lugares, se sigue pensando que, en teoría, la exactitud de la BOM es responsabilidad de Ingeniería. En los hechos, esto ya no es tan así.
Otro factor que puede aparecer algunas veces es la migración de un software en uso, a otro más moderno. La conversión es un factor capaz de producir inadvertidamente, modificaciones a la BOM. Los nuevos requerimientos del mercado y de la globalización de los mercados ponen nuevas presiones sobre los sistemas de control y generación de nuevos productos, modelos, sistemas mixtos de producción, etc.
La generación de nuevos productos que contienen nuevas partes o partes diferentes, es otra causa bastante frecuente. En estos casos, no es raro que se cambie la estructura intermedia, pero se mantenga el anterior número de parte. Como el número de parte representa lo que ese ítem representa o hace o las funciones que cumple, su número de parte debe también cambiar.
Cualquier número de parte que describa a dos o más configuraciones creará problemas de costeo, de calidad, de planificación de materiales, control de inventarios o en el proceso de producción. Otro aspecto a tener en cuenta con el número de parte, es que está universalmente recomendado que solamente lo conformen números ya que las letras pueden ser confundidas con números.
Existen unas mínimas reglas que conviene respetar al desarrollar números de parte:
- no repetirse. Deben ser únicos
- los datos registrados en el registro de la BOM deben satisfacer las necesidades de los usuarios
- la BOM debe reflejar cómo se hace el producto
- la estructura debe tener la menor cantidad posible de etiquetas
- debe incluir a todos los ítems que requieran planificación y programación
También se deben tener presentes los siguientes conceptos durante el desarrollo de la BOM:
- BOM modular: la BOM modular es utilizada en planificación cuando se trabaja con muchos ítems que terminarán en múltiples productos finales
- Con el fin de mejorar la exactitud de la BOM, asignar la responsabilidad de su exactitud a equipos formados por personas de diferentes grupos de usuarios: ingeniería, planificación y programación, contabilidad, servicios, manufactura, ingeniería y producción. El equipo deberá nombrar un facilitador que puede ser renovado cada dos años.
- la principal tarea del equipo es investigar y remediar las causas de las inexactitudes y que los usuarios comprendan las consecuencias de las inexactitudes que aporten a la BOM.
- cuando se trate de la generación de nuevos productos o servicios, la cooperación y trabajo conjunto entre las partes involucradas mejorará la exactitud y la eficiencia del proceso, tomando en cuenta, además, las necesidades de las partes intervinientes.
- este enfoque, evitará el problema de generar productos o servicios «en el vacío»
- además, acortará el «time to market», facilitará la fabricación, asegurará que se utilice al máximo posible a materiales comunes y creará una BOM lo más simple posible. Se evitará así que, al buscar diseñar un producto muy novedoso, se caiga en el error de perder de vista ciertos aspecto prácticos tales como adquisición de los productos, disponibilidad y aspectos vinculados a los procesos de manufactura y fabricación.
Los programas de análisis de la integridad de la BOM también servirán para detectar problemas con los componentes de niveles más bajos; ítems no tomados en cuenta en los ruteos; números de parte no correctos; ítems sin ingresos en el maestro de materiales o partes no vinculadas a la estructura de los demás materiales.
Los sistemas de costeo estándar utilizan la BOM y sus ruteos para establecer el costo de un producto. La comparación de los costos de dos productos similares ha sido siempre un método excelente para asegurar exactitudes antes de liberar los productos para su fabricación o uso masivo.
La notificación de cambios de ingeniería requiere con frecuencia, la revisión de los procesos de comunicación y notificación de los cambios. Una vez que se han definido los cambios, es importante que pasen por un proceso de aprobación que implique la coordinación y comunicación para determinar materiales obsoletos, el costo del cambio propuesto, dónde se absorberán esos costos, el cálculo del break-even, el impacto en herramientas y equipamiento y las partes para el mantenimiento y service. Una vez aprobado, la nueva BOM debe incorporarse al sistema indicando la fecha de su entrada en vigencia.
Las ventajas de una BOM confiable son muchas y se hacen sentir en: mejora del servicio al cliente, mejora de productividad, menor cantidad de inventarios y un costeo de producto más exacto.
Este tema se desarrolla en el curso: Administración de Inventarios
