Los beneficios de un inventario adecuadamente administrado son siempre superiores al costo de mantenerlo. La disponibilidad del ítem correcto en el momento correcto y en el lugar correcto contribuye a los objetivos de la organización de servicio al cliente, productividad y rentabilidad.
El inventario incluye todos aquellos bienes y materiales que se utilizan en los procesos de producción y de distribución. Son parte del inventario de una empresa las materias primas, los componentes y partes, los sub-ensambles, los productos terminados y todos los suministros necesarios para su producción y distribución.
Cuáles son los costos de los inventarios
Los inventarios inutilizan capital, usan espacio físico para su almacenamiento, deben ser movidos y acomodados, se deterioran, a veces se hacen obsoletos, en algunos países su mantenimiento genera impuestos, requieren seguros, suelen ser robados y a veces se pierden. Además el inventario en general compensa las ineficiencias de la gerencia, incluyendo malos pronósticos, programaciones desprolijas y poca atención a los procesos de set-up (puesta en marcha) y de compras. En otras palabras, mantener inventarios esconde ineficiencias permitiendo que los gerentes las ignoren. En esos casos el inventario aumenta los costos de la empresa sin contribuir a aumentar las ganancias. No importa adónde figure en el balance, el inventario es siempre una carga. Y la situación empeora aún más cuando la empresa tiene inventario de los productos equivocados.
Por qué mantener inventario
Los beneficios de un inventario bien administrado siempre superan a los costos de mantenerlo. La ausencia del inventario adecuado puede detener el proceso productivo. La falta de algún componente puede interrumpir una línea de ensamble dejando productos incompletos. Una maquinaria muy cara puede quedar fuera de uso por la falta de algún repuesto. Un paciente puede morir por falta de plasma. El proceso de aprendizaje de los alumnos se puede ver perturbado por la falta de libros adecuados en la biblioteca. Y en muchos casos, si el producto que quieren no está disponible inmediatamente, los clientes pueden irritarse y llevar su negocio a otra parte. La disponibilidad del ítem correcto en el lugar correcto en el momento correcto permite que la organización alcance sus objetivos de servicio al cliente y de rentabilidad. Pueden diferir las medidas de performance de empresa a empresa, pero todas necesitan administrar adecuadamente sus inventarios.
Los sistemas de administración de inventarios
Los objetivos, políticas y decisiones de inventarios deben ser consistentes con los objetivos generales de la organización, y a su vez con los objetivos de marketing, de finanzas y de producción. Las decisiones de inventarios se entremezclan con las decisiones de planeamiento de la capacidad y con las fases de ejecución y control de las operaciones. Por ejemplo, el tamaño de la planta de producción y el planeamiento acorde determinan el inventario necesario para cubrir una temporada pico. El tipo de proceso (líneas, talleres, etc) afectan al inventario de productos en proceso. Las decisiones con respecto a los métodos de distribución y el número de depósitos afectan al inventario de productos terminados. La administración del inventario de cada ítem individual incluye los principios, conceptos y técnicas de decidir qué pedir, cuánto pedir, cuándo se necesita, cuándo pedirlo, y cómo y adónde almacenarlo. Las decisiones a cada uno de estos niveles deben ser consistentes con las decisiones en todos los demás y deben apoyar los objetivos de la organización en dos puntos:
- Definir y alcanzar los niveles deseados de servicio al cliente, y
- lograr los objetivos de inversión en inventarios.
Un sistema de administración de inventarios es un grupo de procedimientos que permiten cumplir con los planes establecidos. Estos sistemas incluyen un paquete de reglas y guías para la toma de decisiones en distintas situaciones. Usan su capacidad de procesamiento de información para determinar la naturaleza de diferentes situaciones a medida que éstas aparecen en el horizonte de planeamiento. Usando las variables de decisión, el sistema toma decisiones en forma automática basándose en modelos explícitos. En otras situaciones menos estructuradas, el sistema da información al usuario requiriendo la participación humana.
¿Por dónde comenzar?
¿Debemos comenzar con el cálculo de las EOQ (Economic order quantities)? ¿Debemos comenzar con la compra de una computadora y un paquete de software ERP? ¿Debemos comenzar contratando a un consultor? Cada una de estas decisiones puede causar más daño que beneficio si no se realiza un análisis previo adecuado.
El gerente a cargo de los inventarios debe comenzar por determinar los límites, la magnitud y la composición del inventario total de la organización para poder tomar decisiones que sean racionales en términos de los objetivos de la organización y de la naturaleza de cada situación presentada. El punto es que no hay un modelo de inventario, ni grupo de reglas de decisión, ni sistema administrativo que sea apropiado para todas las situaciones, ni siquiera para todas las situaciones dentro de la misma empresa. El gráfico adjunto muestra un diagrama de flujo útil para el desarrollo de un sistema de administración de inventario adecuado a la organización.
Clasificación de inventarios por funciones
El primer paso es examinar la clasificación funcional de los inventarios ya que tiene un gran impacto en la selección del sistema y de las técnicas a aplicar.
La principal función del inventario es como buffer, es decir, actúa de “colchón” entre dos niveles distintos. Se usa inventario para absorver el shock entre la demanda de los clientes y la capacidad de producción de la planta, entre los requerimientos de la línea de ensamble final y la disponibilidad de componentes, entre las materias primas necesarias en un proceso y los tiempos de entrega de los proveedores, entre los materiales que son input de una operación y los que son output de la operación previa. El inventario separa (decouples) la demanda de su dependencia inmediata de la fuente de suministro. Entonces, la clasificación más clásica de los inventarios de acuerdo a sus funciones es la siguiente:
1. Inventario de Anticipación: Una organización puede necesitar producir o comprar inventario adicional debido a un cierre por vacaciones, a períodos pico de ventas, a promociones especiales, a posibles huelgas, etc. El inventario de anticipación así acumulado le permite manejar tanto un aumento esperado en la demanda o una falta esperada en los materiales. Hay que tener en cuenta que los inventarios de anticipación son distintos a los de especulación, ya que estos son construidos para tomar ventaja de costos actuales o para anticiparse a una subida de precios en forma especulativa. El gerente de producción debe estar más preocupado por almacenar recursos y componentes críticos. Las organizaciones manufactureras en general tienen capacidad de maquinarias inadecuada para cubrir una demanda muy por encima de la habitual. Al armar un inventario de anticipación durante un período de baja demanda, el gerente debe fabricar los ítems que consumen recursos escasos, en términos de horas máquina y horas hombre. En los casos en que se espera un faltante, el costo de no comprar o con anticipación puede ser extremadamente alto cuando provoca el cierre de una línea de producción, amenaza la vida de un paciente o daña las relaciones con los clientes.
2. Inventario de Ciclo o por Tamaño de Lote: En muchas oportunidades es muy ineficiente producir o comprar bienes al mismo ritmo en que se están consumiendo. A veces las tasas eficientes de producción son mucho mayores que las de consumo. Por ejemplo, el proceso de producción de matrices para carburadores se realiza a un ritmo mucho mayor que la venta de automóviles que utilizan ese carburador específico. Un método más lento de producción con un ritmo igual al de la venta de autos sería mucho más caro que la producción intermitente. El ahorro en costos de producción y compra lleva al uso de los métodos intermitentes para producir bienes y materiales en una cantidad (tamaño de lote) suficiente para cubrir una demanda relativamente estable durante períodos prolongados. Como consecuencia, aparece el inventario de ciclo. De todas formas, la reducción de los lotes al tamaño mínimo que asegure el menor inventario posible y la mayor flexibilidad, es un constante desafío para las áreas de producción y distribución.
3. Inventarios en Tránsito (de Transporte): No siempre los pasos de un proceso productivo se realizan físicamente en el mismo edificio. En realidad, los componentes normalmente se fabrican en un lugar del país (o del mundo) y se envían a otra localidad para su ensamble. De la misma manera, los productos terminados normalmente se transportan a depósitos, centros de distribución, locales mayoristas o minoristas, o clientes. Para no interrumpir los procesos a veces debe mantenerse inventario en tránsito a todo momento, de allí su nombre. Aunque hay una tendencia natural a no considerar estos inventarios y su costo total, debe tenerse en cuenta que también representan capital inmovilizado, están sujetos a deterioro, daño, seguros, impuestos, pérdidas y costos por su movimiento (handling costs). Los inventarios en tránsito existen y cuestan dinero, y su costo (TRIC, por transportation inventory cost), que es una función del costo de mantenimiento, el volumen en tránsito y el tiempo en tránsito, puede ser calculado de la siguiente manera:
TRIC = k x R x C x t Donde k = costo de mantenimiento del inventario en tránsito basado en el costo de capital, seguros, robo, etc. (no incluye costo de envíos)
R = requerimientos por período (demanda)
C = costo unitario
t = tiempo en tránsito
En la mayoría de los casos el costo real de transporte puede ser determinado con suficiente exactitud para la toma de decisiones. Por ejemplo, si un fabricante de partes de automóviles transporta un promedio diario de 1.000 unidades, cada unidad tarda un día y medio en promedio para llegar a la planta de ensamble, tienen un costo unitario de $30, y el costo de mantenimiento lo estima en 15%, entonces su TRIC sería:
TRIC = (0,15/año) x (1.000 un/día) x ($30 x 1,5 días) = $6.750 /año
Y la reducción del tiempo en tránsito de un día y medio a un día solamente, le generaría ahorros anuales de $2.250.
4. Inventarios de Fluctuación: Existen fluctuaciones de demanda y de oferta, y no es realista esperar que la demanda y la oferta de los bienes sean perfectamente predecibles. Como mucho se puede conocer un rango. Hay inventarios que se utilizan para permitir un flujo constante en la producción. Estos inventarios se conocen como stock de seguridad o de reserva. Permiten que la organización sirva a sus clientes aún cuando la demanda por el servicio o bien supera lo esperado o cuando la entrega de insumos demora más de lo previsto.
5. Repuestos: Hay por lo menos tres motivos para clasificar los repuestos por separado. El primero es que normalmente tienen una demanda muy baja y muy errática. El segundo es que el costo de no tener un repuesto en el inventario puede ser muy alto, dejando sin funcionar una máquina o línea. Y el tercer motivo es resultado de los dos anteriores, y es que el cliente en general no solamente está dispuesto, sino además conforme con pagar un precio mucho más alto que el costo de producción por un repuesto. Por ello los ahorros que se consiguen al tener un repuesto en stock justifican su mantenimiento por períodos largos de tiempo. ¿Quiénes mantienen inventario de repuestos?:
- Usuarios de las maquinarias que puedan necesitar esos repuestos,
- Fabricantes de esas maquinarias de las cuales los repuestos son componentes,
- Fabricantes de los repuestos, y
- Organizaciones cuyo negocio sea proveer de repuestos a otras empresas.
En Síntesis…
Históricamente las empresas han considerado a los inventarios como activos que pueden ser fácilmente convertidos en efectivo y cumplen funciones específicas. Pero las nuevas percepciones, el enfoque del Just In Time (JIT) ve a los inventarios como cargas de la empresa, un desperdicio que esconde problemas en las operaciones y no agrega valor. El desafío de los gerentes de operaciones es minimizar los tiempos de set-up, mejorar la calidad y aumentar la flexibilidad de los sistemas productivos para reducir al mínimo la necesidad de mantener inventarios.
Cálculo de una Clasificación ABC
Las empresas necesitan focalizar sus recursos en aquellos productos, servicios, clientes y canales que les produzcan los mayores ingresos.
Luego de resolver estas cuestiones pueden determinar que otros aspectos de segunda o tercera línea de importancia le serán interesantes de resolver.
Para esto se puede utilizar el análisis ABC conocido también como análisis de Pareto.
El análisis ABC separa “los pocos importantes de los muchos triviales“.
Separa los productos, clientes o canales en tres categorías:
A el 20 % de los productos, servicios, clientes y canales que concentran el 80 % de las ganancias, del volumen, del espacio, de los gastos, etc..
B: el 30 % que colaboran con el 15 %
C: el 50 % restante que colabora con el 5 % restante.
La categoría “A“ es la que merece la mayor atención porque la componen esos “pocos importantes“ a diferencia del “resto“ que tiene menor importancia.
Paso a Paso en la Construcción de una Clasificación ABC.
Sea la siguiente tabla de productos, con sus costos. Cómo clasificarlos ABC?
1er Paso: Calcular el monto total que interesa clasificar.
2do Paso, Ordenar en forma decreciente
3er Paso: Calcular los porcentajes acumulados respecto del Total
4to Paso: Graficar y Decidir
Usos de la Curva ABC:
Algunos usos de clasificación:
- clientes por su volumen de compras,
- mercaderías por el espacio que utiliza en un depósito,
- mercaderías según su costo
- clasificar canales de distribución por su volumen de ventas,
- clasificar canales de distribución por su rentabilidad,
- clasificar canales de distribución por volumen de transporte
Para profundizar en este tema y otros vinculados con Inventarios sugerimos visitar:
Cálculo de una Clasificación ABC por el Ing. Ignacio Sánchez Chiappe, IEEC, Escuela de Supply Chain Management y Logística.
