Los mejores sistemas de control de inventarios ponderan las probabilidades de discrepancias entre las cantidades reales y las teóricas. Y los programas más eficaces para el conteo cíclico de inventarios reflejan la realidad de gestionarlos en un entorno dinámico. Con metodologías eficaces como éstas que se presentan en este artículo, los gerentes pueden lograr sus objetivos de exactitud y alcanzar un balance entre el costo de analizar las causas de las variaciones y mantener el control en la exactitud.

Desafortunadamente, muchos programas tienen imprecisiones y ambigüedades en su mecánica de conteo  cíclico.  Más aún, muchos gerentes de inventarios se esfuerzan por establecer el ciclo óptimo para la revisión, determinar cuántos ítems contar, cómo utilizar los resultados encontrados, y lograr un método de mejoramiento continuo.tpte_art_01

Quizás la mejor forma de encarar el problema es definir qué es el conteo cíclico.  El diccionario de APICS, edición 14 lo define como: “una técnica de auditoría para la exactitud, donde el inventario se cuenta en un programa cíclico en vez de hacerlo una vez por año. El conteo cíclico se hace de manera regular y establecida, contando más frecuentemente a los ítems de mayor valor y de mayor rotación y menos frecuentemente a los ítems de menor valor o de menor rotación”.

Los sistemas de conteo cíclico más eficaces requieren el conteo de un cierto número de ítems cada día con una frecuencia predeterminada.  El propósito principal del conteo cíclico es identificar a aquellos ítems que dan error, disparando consecuentemente una investigación para identificar y eliminar las causas de los errores.

tpte_art_02

La figura 1.- muestra cómo entender al conteo cíclico como un ciclo cerrado compuesto de cinco pasos.

  1. Evaluar el estado actual de la integridad de los inventarios y establecer los objetivos de exactitud a alcanzar. El paso inicial es establecer el nivel de exactitud actual de los inventarios. Para ello los gerentes deben validar los elementos clave de control  tales como: ubicaciones del almacenamiento; sistemas para la localización; procedimientos de recepción de inventarios; de put away; de pickeo y de gestión de las transacciones. Una vez que se fijan los parámetros para la integridad, el control de los inventarios podrá determinar el nivel actual de exactitud y fijar un nivel realista a lograr.  De la misma manera se establecen en el método de conteo cíclico, cuántos ítems contar cada día, el ciclo de recurrencia, los procedimientos vigentes, cómo realizar el conteo y las personas involucradas.
  1. Realizar el conteo cíclico. Comienza el conteo y se cuenta cada día un número predeterminado de ítems.
  1. Seguimiento de las causas de variabilidad. Los resultados se envían al equipo de seguimiento de la variabilidad en los inventarios.  Estas personas son responsables de juntar los resultados, comparar los resultados físicos con los datos de los libros, identificar cuáles son aceptables y cuáles no, investigar y determinar las razones, realizar la conciliación de las diferencias, trabajar con los gerentes de los depósitos y almacenes para determinar las causas de las diferencias, seleccionar los ítems para un nuevo cálculo y preparar los conteos para el conteo del día siguiente.
  1. Continuar mejorando los niveles de exactitud. A medida que avanza el conteo cíclico a lo largo del tiempo, se debe determinar la exactitud de los ítems que se cuentan.  El objetivo es ver aumentar el nivel de exactitud a medida que el proceso de conteo cíclico va afirmándose en la organización.
  2. Comparar el nivel actual de exactitud con el nivel objetivo. Si todo va bien los resultados del programa permitirán establecer nuevos niveles más altos de exactitud.  Cuando se logren, disminuirán la probabilidad de variaciones y la cantidad de ítems que se deben contar cada día.

Hay varios y diferentes enfoques, pero el método de clasificación ABC resulta el más común.  Los conteos cíclicos se establecen por grupo de ítems que pertenezcan a una clasificación ABC particular.  Debida a su amplia aceptación el método ABC será el foco del presente trabajo.

Un programa eficaz de conteo cíclico contiene cuatro drivers críticos:

  1. Clasificación de ítems: consiste en separar la base de datos de ítems, en grupos a partir de criterios tales como transacciones, valor, etc.
  1. Fijar los objetivos de exactitud, como por ejemplo 98 ó 99% para cada clasificación.
  1. Determinar el intervalo de conteo cíclico: cuándo y cuántos ítems de la clasificación se contarán en forma completa.
  1. La probabilidad de variación, que describe la probabilidad de que un ítem experimente una discrepancia durante un conteo cíclico completo. Una variación significa un conteo de inventario que en forma positiva o negativa, excede a los valores de tolerancia aceptados.

Muchas de las descripciones clásicas del método ABC omiten a algunos de estos drivers en su análisis.  Un ejemplo típico es el de la figura 2 que muestra a un inventario consistente de un total de 10.000 ítems agrupados en ABC. Se ha fijado un intervalo de conteo semanal o mensual para los ítems A, bimestral o trimestral para los B y así sucesivamente.

tpte_art_03

Se pueden calcular luego, las cantidades de conteo a realizar anualmente, semanalmente y diariamente, aunque sin olvidar que este proceso tiene sus puntos débiles. Para comenzar, este modelo es estático en su forma de considerar la exactitud pues una vez que se los determina quedan fijos en el tiempo.

El factor que determina cuándo revisar un ítem depende de la probabilidad de una discrepancia.  Un sistema estático es un problema serio cuando la exactitud comienza a disminuir porque cuando eso ocurra, el período de conteo debería reducirse y los conteos diarios deberían aumentarse para que los ítems puedan contarse como completos en menores períodos de tiempo.  También es cierto lo opuesto ya que cuando la exactitud aumenta, el intervalo de conteo puede espaciarse y reducirse la cantidad de ítems a contar. Más aún, el modelo estático no considera que cada clasificación tenga su propio objetivo de exactitud.  Dado que los ítems A tendrán un objetivo de exactitud más alto que los ítems de la clasificación C que tienen una rotación más lenta, los ítems A deberían ser contados más frecuentemente.

FRECUENCIA Y CANTIDAD

Habiendo establecido la importancia de la probabilidad de variación, el siguiente paso crítico resulta en determinar la frecuencia de conteo y cantidad del conteo físico de un ítem determinado.  La frecuencia describe al intervalo de tiempo que separa los conteos físicos de un inventario. Es claro que cuanto más frecuentemente se revise la exactitud de un ítem y se tomen las acciones correctivas correspondientes para eliminar la causa de la variación, mayor será el grado de exactitud que se logre.  Por supuesto, que contar cada ítem tanto como sea posible resultaría inmanejable e innecesario.  ¿Cuál debería ser entonces la frecuencia de revisión para lograr un programa eficaz de conteo?  Existen tres posibilidades:

  1. Basada en la mejora: en este modelo, que se utiliza con auditorías por zona y por ubicación, se cuenta un número determinado de ítems diariamente en una dada cantidad de ubicaciones dentro del almacén. Este método se denomina frecuentemente como “método por bloque” porque el auditor cuenta el inventario de todos los ítems “de pared a pared” en una cantidad determinada de ubicaciones en el almacén.  El auditor contabiliza todo lo encontrado aún cuando los ítems no se encuentren en la hoja de trabajo.  El número de localizaciones contadas cada día serán revisadas dentro de un período de tiempo predeterminado.  Por ejemplo, un auditor debe chequear todo el inventario localizado en 15 bahías en el área de pallets en el lapso de 1 hora. Cuando se hayan contado todas las ubicaciones dentro del almacén, se comienza de nuevo el proceso con la primera serie de localizaciones.  La ventaja de este método es dar igual importancia a todos los ítems dentro del almacén y hacer un buen trabajo de encontrar inventario ubicado incorrectamente o que ya no se encuentre en stock.  De la misma manera, los ítems con bajo nivel de movimiento reciben un tratamiento similar que los que tienen un alto nivel de movimiento, lo que implica que el intervalo de revisión de los más importantes puede ser muy largo y que se gaste tiempo y energía revisando ítems con poca probabilidad de variación.
  1. Heurística. La forma de superar las deficiencias del método anterior es la de segregar al inventario según clases o ubicaciones basada en la probabilidad de variación.  La frecuencia de conteo se determina a partir de reglas heurísticas razonables. La figura 2 muestra un ejemplo simple.  Una desventaja potencial de este método es que pueda ser insensible a la probabilidad de que el intervalo de revisión pueda cambiar si la exactitud del inventario mejora.
  2. Basada en las probabilidades: La solución al desafío planteado en el modelo heurístico es utilizar las mismas divisiones en clases pero añadiendo luego un objetivo de porcentaje de exactitud del inventario y la probabilidad de que ocurrirá una variación dentro de cada clase.  Estos factores se utilizan en una fórmula para determinar el intervalo de revisión y la correspondiente cantidad de ítems a considerar.  La fórmula que permite realizar el cálculo de los intervalos de conteo a partir del objetivo de exactitud según las clases ABC es:

111

La figura 3 es un caso de un inventario de 10.000 ítems divididos en tres clases: la clave para el cálculo es determinar la frecuencia del cálculo (presentada por semana) para cada clasificación.  El cálculo se compone de varios valores incluyendo a:

tpte_art_04

  • total de inventario = 10.000 ítems
  • variación histórica por clase = 20 para cada una de las tres clases
  • cantidad de ítems en cada una de las tres clases: A=2.000; B= 3.000; C: 5.000
  • objetivo de exactitud para cada clase: A= 99%; B= 98%; C=96%
  • cantidad de semanas laborables por año= 50
  • cantidad días laborables por semana= 5

Comencemos determinando la probabilidad de error. Supongamos que el nivel actual de exactitud para cada una de las clases sea 90%. Esto significa que el 10% x 10.000 items divididos en 50 semanas, o que se ha detectado una probabilidad de 20 de variación para cada clase cada semana. 

Una vez que se ha determinado la probabilidad de variación, resulta posible calcular la frecuencia de conteo semanal con la fórmula anterior.

La parte crítica del cálculo es identificar al objetivo de exactitud para cada clasificación. Por ejemplo, determinar la frecuencia de conteo para los ítems A requiere utilizar al objetivo de 99% como sigue:

que se traduce en 9,9 ciclos completos en un año.  Cada ciclo contiene un total de 396 ítems por semana y 79 por día.  Si un auditor puede contar un promedio de 40 ítems por día por lo que harán falta 2 auditores. 

 

El aspecto más importante de esta fórmula es que es dinámica.  Por ejemplo, el motivo central del conteo cíclico es determinar la causa de la variación y validar los controles de exactitud de los inventarios.  A medida que se van eliminando las causas de las variaciones irán bajando también sus probabilidades.  Por ejemplo, suponiendo que los controles de inventario logren disminuir las variaciones semanales de 20 a 15, los resultados de esos cambios se verán reflejados en la figura 4.

tpte_art_06

La frecuencia para completar el conteo de 2000 ítems A va de 5,05 a 6,73 semanas y de 9,9 conteos a 7,42 conteos por año.  Además, el número de ítems contados por día disminuye de 79 a 59 requiriendo 1,49 auditores de los 1,79 que se necesitaban anteriormente. A medida que la probabilidad de variación tienda a 0%, la necesidad de realizar un conteo cíclico completo y el número de ítems a contar en cada ciclo también irán disminuyendo.

Utilizando probabilidades en el desarrollo del conteo cíclico, también se ponen en evidencia serios problemas cuando se compara con el método heurístico.  El origen de la brecha es que si bien el conteo cíclico utilizando probabilidades es dinámico, el modelo heurístico, en cambio, es estático. Por ejemplo, si el programa de conteo cíclico ha logrado reducir la probabilidad de error de un ítem A de 20 a 15, la brecha entre el conteo cíclico dinámico y el heurístico estático se hará mayor.  La reducción de probabilidad ajustará automáticamente el programa de conteo cíclico, mientras que quedará en manos de los planificadores el realizar los cambios manualmente. El gap entre ambos modelos se muestra en la figura 5.

tpte_art_07

En esta situación, las probabilidades de variación en los inventarios de los ítems A se han reducido a 15 que resultan en alrededor de 7 conteos cíclicos por año. Cuando se lo compara con el modelo heurístico, el modelo probabilístico ha disminuido el número de conteos en un 5% anual y la cantidad de ítems A que se cuentan por año se ha reducido en un poco más de 9.000 con una diferencia de 183 conteos por semana y 37 conteos por día. Un resultado importante en la reducción de 1 conteo por día es que liberará tiempo que podrá utilizarse para otras tareas.

Trabajando con las probabilidades

La fórmula mencionada ofrece numerosas ventajas. Primero, el sistema es un reflejo directo de la probabilidad de variación de inventarios en el período actual más que en un sistema estático. Segundo, la aplicación de la fórmula permite el constante recálculo de intervalos y cantidades para los conteos cíclicos que tengan mayor sentido y utilidad a partir de los objetivos de exactitud y de las clases de inventarios. 

Un beneficio adicional es utilizar el conteo individual como base para el análisis de la causa raíz y la consiguiente eliminación de la variación. La cantidad de variaciones no resueltas constituyen la probabilidad de variación que se usará en el cálculo del próximo conteo cíclico.

Otro beneficio radica en que el costo de desarrollar el conteo cíclico refleja las probabilidades de las variaciones actuales de los inventarios y elimina conteos innecesarios tal como se encuentran en el sistema estático. El hecho es que el modelo probabilístico permite a la gerencia no solamente ver los costos sino determinar la cantidad de auditores que serán necesarios en un momento determinado, constituye una buena ayuda para la gestión del personal.

Finalmente, y quizás el más importante, es que un sistema de conteo basado en las probabilidades permite a los gerentes focalizar sus esfuerzos en lograr un sistema versátil de control que movilice la exactitud en la gestión de los activos.

Estos temas se tratan en el curso PATD – Profesional Acreditado en Transporte y Distribución

Series Navigation<< Nota 3 – Las tareas y alcances en los niveles de la planificaciónNota 4 – Marco para la planificación logística >>
FacebooktwitterlinkedinmailFacebooktwitterlinkedinmail

About Author

Publicaciones preparadas en conjunto por los Ingenieros: Luis Consiglio y Ignacio Sánchez Chiappe.

Comments are closed.