This entry is part 20 of 23 in the series Planificación y Análisis del Transporte

Preparada por los Ings. Luis Consiglio e Ignacio Sánchez Chiappe del IEEC.

Los aspectos financieros son fundamentales en la definición de una estrategia logística sana y sustentable. Los errores que se cometan en la determinación de esos aspectos implicarán un problema que tarde o temprano aparecerá en la superficie y pueden comprometer la estrategia o la subsistencia del proyecto.

Introducción al Plan Financiero

El plan financiero es una herramienta de doble propósito. En primer lugar, el presupuesto que da origen al mismo debe ser una herramienta de planificación que se utilizará para la función de distribución abarcando la estrategia de distribución propiamente dicha (Transporte y Almacenes o Warehouses en todas sus formas y variantes posibles), y para la planificación financiera corporativa con la que están íntimamente vinculados y que se mide en la Cuenta de Resultados y en la afectación y composición del Capital de Trabajo. Es igualmente importante el uso del presupuesto como una herramienta de gestión que mostrará cumplimientos y desvíos con respecto a los objetivos asumidos.

Nota 19 – Diseño de Sistemas Logísticos: Aspectos Financieros – Parte 2Para satisfacer este doble propósito, el plan financiero debe ser desagregado en tres componentes principales:

  • Elementos de distribución (transporte, almacén, inventario y personal)
  • Mercado, canales de servicio, grupo de clientes y sistemas de información
  • Productos / servicios

Los planes funcionales deben ser preparados para el transporte, los diferentes formas y alternativas de almacenamiento, el personal, el equipamiento y la gestión del inventario desagregándolo por producto, región o lugar de servicio.

Además de los aspectos financieros, los planes funcionales también deben incluir una evaluación del riesgo involucrado en cada proyecto completado con un análisis de sensibilidad a los datos e hipótesis de formulación y los calendarios para su implementación. En este apartado es útil y claro recurrir a instrumentos como los árboles de decisión y eventualmente, la teoría bayesiana. Se debe proporcionar una evaluación general del riesgo del proyecto y un cronograma  de necesidades de capital desarrollado coordinadamente a nivel corporativo que permita cumplir con los requisitos de distribución con los niveles de servicio definidos dentro de la estrategia general.

La aplicación de conocimientos especializados a nivel funcional aumentará la posibilidad de que los fondos se apliquen de manera más productiva dentro de cada área funcional. Los problemas de sub-optimización se minimizan coordinando todas las actividades de planificación financiera a nivel ejecutivo y en un marco de fuerte comunicación entre las áreas funcionales.

Los responsables de las áreas funcionales son responsables por el desarrollo de los presupuestos  en cada una de las áreas respectivas.

 La Figura ilustra el alto grado de interacción requerido en el proceso de planificación financiera.

Nota 19 – Diseño de Sistemas Logísticos: Aspectos Financieros – Parte 2

Ilustración 1. Grado de interacción en la planificación financiera

Desarrollo de planes funcionales

Aunque es fundamental la interdependencia de cada una de las funciones logísticas y el requisito de coordinación, los planes funcionales pueden iniciarse desfasadamente. Existe un orden de prioridades que agiliza el proceso de planificación.

El orden propuesto comienza con el análisis del nivel de servicio en todas sus posibles zonas y áreas de encuentro con los clientes. El servicio al cliente es el “output” del sistema logístico y una consecuencia de sus capacidades y cuellos de botella operativos. Consecuentemente, el segundo punto a estudiar es el almacenamiento, obviando por el momento definir a los lugares específicos aunque sí se requieren los parámetros generales como cantidad y zonas de ubicación.

Inmediatamente se comienza con el análisis del transporte y se requiere un conocimiento básico de la disponibilidad, condiciones e infraestructura en las áreas de posible radio de acción.

La planificación financiera se inicia después de que se hayan tomado las principales decisiones de transporte y almacenamiento, fundamentales para cumplir con los requerimientos de servicio al cliente y de gran importancia en la asignación de capital para inversiones y para el funcionamiento.

La Figura muestra el proceso de desarrollo de la planificación financiera a nivel funcional.

Nota 19 – Diseño de Sistemas Logísticos: Aspectos Financieros – Parte 2

Ilustración 2. Proceso de la planificación financiera a nivel funcional

Pasos a seguir en la planificación financiera de la logística

El primer paso en el proceso es considerar  las directrices de planificación financiera y  la estrategia logística. El especialista funcional debe tener una visión general de toda la cadena de valor con sus requisitos y restricciones para proponer alternativas  aceptables por los demás sectores. Esta perspectiva es fundamental en el enfoque integrado que proponemos. 

A continuación analizará los requisitos que se le asignan a su área funcional en la estrategia logística. El grado de detalle incluido en la estrategia determinará el nivel de análisis y variará según el área funcional. La información necesaria incluye:

  • Política de servicio al cliente
  • Número, ubicación y tamaño de los almacenes
  • Nivel de automatización en almacenes
  • Modos de transporte
  • Sistemas de gestión

Estos elementos básicos serán la base de las especificaciones detalladas que se utilizarán para desarrollar proyecciones específicas de costos. Por ejemplo, en el caso del almacenamiento, el nivel de detalle debe ser suficiente para definir la ubicación real del/los almacenes.  

Para cada instalación de la red, el especialista en almacenes debe especificar requisitos en términos de:

  • Superficie necesaria para almacenaje.
  • Superficie necesaria de oficina
  • Especificaciones constructivas (materiales, altura del techo, resistencia del piso, etc.)
  • Número de muelles de carga, muelles con niveladores para distintos tipos de transporte, refugios climáticos, etc.
  • Requisitos para control climático, seguridad, etc.
  • Requisitos de servicios públicos
  • Requisitos de accesos
  • Conexiones necesarias para transporte ferroviario o de otros modos
  • Existencia de colegios
  • Servicios de salud

Requisitos estratégicos y generales

Los requisitos de cada área funcional deben cumplir con los objetivos estratégicos y generales y ser desarrollados sobre la ubicación particular de los almacenes y el producto específico para simplificar el proceso iterativo de revisión. 

Una vez especificados los requisitos, el siguiente paso implica el desarrollo de alternativas realistas. Exige información específica, especialmente en términos de disponibilidad y costo del espacio necesario, personal y servicios requeridos por cada una de las funciones logísticas. Este es también el momento adecuado para el análisis del capital humano disponible, proveedores de equipos, impuestos, alquiler, costos de construcción y otra información detallada.

Cuando se completa el estudio de las alternativas de cada función se comparten y coordinan con las otras funciones para su revisión y análisis y asegurar la consistencia y compatibilidad de los planes funcionales. El emergente de este proceso de coordinación es una variedad de posibles escenarios del sistema logístico que en conjunto representan distintos enfoques para satisfacer los objetivos de la estrategia logística.

Próxima nota

En la próxima nota trataremos la perspectiva financiera de los requerimientos de capital.

Vocabulario

Management financiero: las funciones que se ocupan de asegurar la disponibilidad de fondos para las diferentes áreas de I+D, logística, operaciones y marketing  

Planificación financiera: Es uno de los aspectos que utiliza el MRP-II, que es el método con el  que se planifican todos los recursos de producción de una empresa. La planificación operativa se expresa en unidades y la planificación financiera en pesos. Incorpora además, la capacidad de simulación de escenarios respondiendo preguntas del tipo “what-if”

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Publicaciones preparadas en conjunto por los Ingenieros: Luis Consiglio y Ignacio Sánchez Chiappe.

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